Wwft-check uitvoeren: stappenplan voor advocatenkantoren

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) geldt voor advocaten die bepaalde diensten verrichten — met name transactionele werkzaamheden, onroerend goed, oprichting van rechtspersonen en fiscale advisering. Voor het klassieke procesvertegenwoordigings­werk is er een uitzondering, maar in de praktijk hebben de meeste kantoren een deel van hun praktijk dat wél onder de Wwft valt. Dit artikel geeft een concreet stappenplan dat u vandaag kunt toepassen.

Stap 1 — Bepaal of de dienst onder de Wwft valt

De Wwft-verplichtingen ontstaan zodra u een van de aangewezen diensten verricht: advies of bijstand bij aan- of verkoop van onroerend goed, beheer van gelden, oprichting of beheer van rechtspersonen, of fiscale advisering. De uitzondering voor procesvertegenwoordiging geldt strikt: zodra dezelfde zaak transactionele elementen krijgt, herleeft de verplichting. Documenteer per intake welke categorie van toepassing is en waarom.

Stap 2 — Cliëntonderzoek (CDD)

Standaard cliëntonderzoek omvat vier elementen: identificatie van de cliënt, identificatie van de uiteindelijk begunstigde (UBO), vaststelling van het doel en de aard van de zakelijke relatie, en doorlopende monitoring. Voor natuurlijke personen betekent identificatie: geldig identiteitsbewijs, kopie in dossier, en verificatie tegen een betrouwbare bron. Voor rechtspersonen: KvK-uittreksel, statuten voor zover relevant, en vaststelling van bestuursstructuur.

Vastleggen kan op papier of digitaal — de wet stelt geen vorm-eis, wél een bewaartermijn van vijf jaar na beëindiging van de relatie. Zie ook onze pagina over Wwft & conflictcheck.

Stap 3 — UBO-onderzoek

Voor iedere rechtspersoon-cliënt moet u de UBO(s) vaststellen. De ondergrens is 25% eigendom of zeggenschap; zijn er meerdere personen die daaraan voldoen, dan documenteert u elk. Sinds het UBO-register in Nederland niet meer publiek toegankelijk is, moet u de UBO onderbouwen via eigen vragen aan de cliënt, statuten en aandeelhouders­registers. Bij trusts en soortgelijke figuren geldt een aparte categorie. Zie het aparte artikel: UBO-onderzoek in de praktijk.

Stap 4 — PEP- en sanctie­screening

Elke natuurlijke persoon in de structuur — cliënt en UBO — screenen op status als politically exposed person (PEP) en op sanctielijsten (EU, VN, OFAC). Voor PEP's geldt automatisch verscherpt cliëntonderzoek. Voor sanctie-treffers geldt in principe een absoluut verbod op dienstverlening en direct een meldplicht. Doe deze screening bij intake én periodiek daarna. Zie PEP-check uitgelegd.

Stap 5 — Risicoclassificatie

Elke cliënt krijgt een risicoclassificatie (laag / gemiddeld / hoog) op basis van cliënttype, geografie, product/dienst, en distributiekanaal. De classificatie bepaalt de intensiteit van doorlopende monitoring. Documenteer de motivatie — een enkel woord "laag" zonder onderbouwing houdt bij toezicht geen stand.

Stap 6 — Verscherpt cliëntonderzoek (EDD)

Verplicht bij: PEP's, cliënten uit hoogrisico-jurisdicties (FATF-lijst), ongebruikelijk complexe transactiestructuren, of transacties zonder duidelijk economisch doel. EDD betekent: aanvullende informatie over de herkomst van middelen, senior-management-akkoord, en intensievere monitoring. Leg elke stap vast; toezichthouders vragen bij een audit letterlijk om deze documenten.

Stap 7 — Doorlopende monitoring

Cliëntonderzoek is geen eenmalige actie. Wijzigingen in de zaak, aanvullende opdrachten, en periodieke herbeoordeling horen bij het dossier. Een minimale cadans: hoog-risico jaarlijks, gemiddeld tweejaarlijks, laag driejaarlijks — plus ad hoc bij significante wijzigingen.

Stap 8 — Ongebruikelijke transactie? Melden bij FIU-Nederland

Bij het vermoeden van een ongebruikelijke transactie geldt de meldplicht bij FIU-Nederland. De term "ongebruikelijk" is breder dan "verdacht" — u hoeft geen bewijs te hebben. Melden gebeurt binnen 14 dagen na constatering (in de praktijk: zo snel mogelijk). Meld nooit aan de cliënt dát u gemeld heeft — tipping off is strafbaar.

Voor procesvertegenwoordiging in juridische procedures geldt een uitzondering op de meldplicht. Voor de andere diensten niet. Bij twijfel: overleg met de Deken of met de compliance-officer van uw kantoor.

Stap 9 — Bewaar alles vijf jaar

Alle documenten uit stap 2 tot en met 8 bewaart u vijf jaar na afloop van de relatie. Digitaal mag, mits herleidbaar en met audit-trail. Zorg dat wijzigingen zichtbaar blijven en dat de bron van elk document (upload, koppeling, screenshot) vastligt.

Stap 10 — Interne procedure en scholing

De Wwft eist een interne procedure, benoeming van een compliance-officer (bij grotere kantoren), en periodieke scholing voor alle medewerkers die met cliëntonderzoek te maken hebben. Leg vast wie welke rol heeft en hoe vaak scholing plaatsvindt. De Deken kan hierop toezicht houden.

Wat als u een audit krijgt?

Bureau Financieel Toezicht (BFT) is de externe toezichthouder voor de Wwft in de advocatuur. Bij een audit kijkt BFT naar drie dingen: is er een interne procedure, wordt deze gevolgd, en is dat aantoonbaar. Kantoren die alles digitaal en herleidbaar hebben vastgelegd — inclusief PEP-screenshots, UBO-verklaringen en risicoclassificatie-motivaties — komen door een audit met minimale opmerkingen.

Samenvatting

De Wwft is geen bureaucratische ballast maar een risicobeheer­instrument. Kantoren die het proces stroomlijnen — met een gestandaardiseerde intake, geautomatiseerde PEP/sanctie­screening en dossier­opbouw in één systeem — voeren de check in een fractie van de tijd uit die het bij handmatige checklists zou kosten. Zie Groeiend kantoor voor hoe LegalTime dit stroomlijnt.

Lees ook

• Wwft voor advocatenkantoren (introductie)
• UBO-onderzoek in de praktijk
• PEP-check uitgelegd
• Wwft & conflictcheck-functie in LegalTime