Urenregistratie in Excel of specialistische software? Een eerlijke afweging

Download: gratis urenregistratie-template voor advocaten

Wij delen een eenvoudige, praktische Excel-template die de 6-minutenregel toepast, per zaak groepeert en een basale factuurregel kan berekenen. Geen aanmelding vereist. Migratie-vriendelijk: als u later overstapt naar LegalTime, importeren we deze template direct.

Download template (.csv)

Kolommen: datum, fee earner, zaak, cliënt, activiteit, minuten, afgeronde eenheden (6 min), uurtarief, bedrag. Open in Excel, Google Sheets of Numbers.

Wanneer overstappen naar software?

Signalen dat Excel u begint te kosten in plaats van te helpen: uw kantoor telt meer dan één fee earner; u vermoedt dat er systematisch uren wegvallen tussen taken; het opstellen van maandfacturen kost uw administratie meer dan een halve dag; u wilt realtime zicht op onderhanden werk en debiteurenpositie; of uw cliënten vragen om Peppol e-facturen. Op dat moment verdient specialistische software zichzelf snel terug — vaak binnen enkele maanden alleen al door de extra geregistreerde uren.

Wat gaat er mis in Excel dat u niet ziet?

De grootste blinde vlek is niet de fout in een formule, maar de uren die nooit worden ingevoerd. Excel vereist dat de fee earner actief een tabblad opent, de juiste rij vindt, tarieven checkt en 6-minuteneenheden zelf uitrekent. Die drempel betekent dat korte werkzaamheden — een telefoontje van 8 minuten, een e-mail van 4 minuten, een snelle review — routinematig ongeregistreerd blijven. Bij een kantoor met 6 fee earners tikt dat op tot honderden uren per jaar. Software met een timer, mobiele app en AI-suggesties uit uw agenda vangt precies deze categorie op.

Praktijkscenario: van Excel naar software bij 4 fee earners

Een niche-kantoor in het IE-recht (4 partners, geen juniors) werkte jarenlang met een gedeeld Excel-bestand op OneDrive. Facturatie kostte de office manager elke maand een volle dag; twee keer per jaar ontstond er discussie over 'die ene zaak' waarbij niemand meer wist welke uren waren gefactureerd. Na overstap importeerden we het historische Excel-bestand als eerste dataset, hielden de kolommen 1-op-1 aan en configureerden vaste factuurmomenten. Resultaat na drie maanden: facturatie van een dag naar ongeveer twee uur, en de discussie over 'wat is er al gefactureerd' was verdwenen omdat de audit-trail per zaak zichtbaar is.

Blijven of overstappen — hoe kiest u?

Simpele beslisregel: als u meer tijd kwijt bent aan het bijhouden van Excel dan aan de gesprekken met uw cliënten, of als u weet dat er uren wegvallen die u niet meer terugkrijgt, is de businesscase voor software gemaakt. Als u eenpitter bent met een handvol vaste cliënten en één factuur per maand, blijft Excel prima. Twijfelt u? Gebruik onze template drie maanden lang; als u dan het gevoel heeft 'ik ben dit aan het bijhouden voor de administratie in plaats van voor mijn cliënt', is dat het signaal.

Zie ook Urenregistratie (pillar), Software vergelijken en Onderhanden werk realtime.