Wwft-clientonderzoek en conflictcheck
Van intake tot bewaartermijn: identificatie, UBO, PEP-screening, risicoclassificatie en conflictcheck geïntegreerd in de dossieropening. Voldoet aan de Wwft-verplichtingen voor advocaten.
Cliëntidentificatie
ID-document uploaden en verifiëren; bij rechtspersonen KvK-inzage en UBO-registeruittreksel.
UBO & PEP-screening
Automatische screening van uiteindelijk belanghebbenden en politiek prominente personen tegen internationale lijsten.
Risicoclassificatie
Standaard, verhoogd of vereenvoudigd — met onderbouwing per criterium (land, sector, transactietype).
Conflictcheck
Voor elke nieuwe zaak wordt automatisch gezocht in alle huidige en historische zaken, wederpartijen en gerelateerde entiteiten.
Bewaarplicht
5 jaar bewaring van cliëntonderzoek na einde dienstverlening, onwijzigbaar en tijdstempel per document.
Audit-trail
Elke check, override en beslissing wordt gelogd — bruikbaar bij inspectie door de deken.
Wwft in de advocatuur: verplichting, praktijk en risico
De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) geldt voor advocaten in specifieke situaties — met name bij vastgoedtransacties, oprichting of overname van rechtspersonen, en beheer van cliëntgelden. De regels zijn helder, de handhaving door de dekens en het BFT is de laatste jaren strenger geworden, en de administratieve last is aanzienlijk. LegalTime bouwt de Wwft-workflow in de dossieropening zelf, zodat cliëntonderzoek geen aparte silo is die 'later nog gedaan wordt', maar een integraal onderdeel van intake. Zie ook Wwft-check stappenplan en Wwft red flags.
Drie praktijkscenario's
De nieuwe zakelijke cliënt met UBO-structuur
Een ondernemer meldt zich voor een aandelentransactie via een holding-structuur. Bij intake voert de advocaat de KvK-nummers in; LegalTime haalt automatisch de UBO-uittreksels op, screent de UBO's tegen PEP- en sanctielijsten, en genereert een risicorapport. De advocaat beoordeelt en klasseert (standaard, verhoogd, vereenvoudigd) met verplichte onderbouwing. Wat vroeger drie kwartier klikwerk was, is tien minuten.
De conflictcheck bij een grote wederpartij
Voor een nieuwe zaak tegen een bekende marktpartij wordt de conflictcheck automatisch uitgevoerd tegen alle huidige en historische zaken, wederpartijen en gerelateerde entiteiten. Bij een hit ziet de advocaat direct welke zaak, welke fee earner, en welke rol (voor, tegen, adviseur). Zo neemt de intake-partner een geïnformeerde beslissing zonder tien collega's te hoeven mailen.
De inspectie door de deken
Tijdens een reguliere audit vraagt de deken naar het Wwft-dossier van drie recente zaken. In LegalTime is per zaak alles wat is gedaan — identificatie, UBO, screening, risicoclassificatie, monitoring — te exporteren naar één auditbaar PDF, inclusief tijdstempels en verantwoordelijken. De audit-trail is onwijzigbaar; geen 'we vullen even bij' achteraf.
Bewaarplicht, monitoring en updates
De Wwft schrijft een bewaartermijn van vijf jaar na einde dienstverlening voor. LegalTime bewaart cliëntonderzoek onwijzigbaar en versleuteld, en signaleert automatisch wanneer een bewaartermijn eindigt (voor verwijdering conform AVG-minimalisatie). Doorlopende monitoring op sanctielijsten wordt periodiek uitgevoerd zonder handmatige actie; wijzigingen leiden tot een taak in de intake-workflow. Meer in Wwft voor advocatenkantoren.
Veelgestelde vragen
Voor welke zaken geldt de Wwft voor advocaten?
De Wwft is voor advocaten van toepassing bij aangewezen diensten: onder meer transacties in onroerend goed, oprichting/overname/verkoop van rechtspersonen, beheer van cliëntgelden, en fiscaal advies. Puur procesrechtelijke bijstand valt er niet onder.
Welke lijsten worden gebruikt voor PEP- en sanctie-screening?
LegalTime screent tegen de gecombineerde lijsten van EU, VN, OFAC en het Nederlandse sanctieregister, plus commerciële PEP-databases voor politiek prominente personen wereldwijd. Screening wordt bij intake en periodiek herhaald.
Wat gebeurt er bij een sanctie-hit?
De zaak wordt geblokkeerd voor doorgang totdat de zaak-verantwoordelijke partner de hit heeft beoordeeld en gedocumenteerd. Een echte hit vereist melding bij de FIU-Nederland; LegalTime helpt met de vereiste documentatie, maar de melding zelf blijft de verantwoordelijkheid van het kantoor.
Hoe wordt de conflictcheck uitgevoerd?
Automatisch bij het aanmaken van een nieuwe zaak, tegen alle huidige en historische zaken, wederpartijen, deelnemende personen en gerelateerde entiteiten. Het algoritme normaliseert namen (bijv. 'BV' varianten) om false negatives te beperken.
Kan de deken bij audit alle documentatie zien?
Ja. Per zaak is een auditbaar PDF-exportbestand beschikbaar met alle Wwft-stappen, tijdstempels en verantwoordelijken. De onderliggende data is onwijzigbaar bewaard conform de bewaarplicht van vijf jaar.
Lees ook
Meer declarabele uren, minder administratie.
In 30 minuten laten we zien hoe LegalTime past bij uw kantoor. Zonder verplichtingen.