Urenverantwoording: transparant richting cliënt en toevoegingen
Cliënten en de Raad voor Rechtsbijstand vragen om herleidbare uren. LegalTime houdt bij elke tijdregel de bron, wijzigingen en bevestigingen bij — met een audit-trail die geschikt is voor toevoegingsverantwoording en interne review.
Herleidbare tijdregels
Elke regel heeft bron (timer, manueel, AI-voorstel), tijdstempel en gebruiker.
Cliëntspecificatie
Facturen met detailregels per handeling, 6-minutenafronding zichtbaar.
Toevoegingsverantwoording
Rapport per zaak volgens RvR-format, direct exporteerbaar.
Interne review
Partners kunnen tijdregels bevestigen of terug in behandeling zetten vóór facturatie.
Correctielog
Elke wijziging blijft zichtbaar; NOvA-conform.
AI-audit-trail
AI-suggesties staan gelabeld; menselijke bevestiging altijd vereist.
Waarom herleidbaarheid belangrijker wordt
Cliënten stellen meer vragen over urenspecificaties dan tien jaar geleden. Zakelijke inkoopafdelingen doen soms een steekproef of eisen een auditformaat. Voor toevoegingszaken gelden vaste eisen van de Raad voor Rechtsbijstand. Voor kantoren die deels op declaratie en deels op toevoeging werken is één systeem dat beide dekt een groot voordeel — geen dubbele registratie, geen conversieslagen achteraf, en één audit-trail die zowel richting cliënt als richting RvR standhoudt.
Drie situaties waarin verantwoording zich echt bewijst
De cliënt die de factuur betwist
Zakelijke cliënt vraagt zich af waarom een advies-brief 4,8 uur kostte. Met detailspecificatie is per tijdregel zichtbaar wanneer welke handeling plaatsvond, wie ze uitvoerde en welke bron de registratie initieerde. De discussie wordt inhoudelijk in plaats van speculatief; in de praktijk verkort dit de gemiddelde tijd tot betwistingsafwikkeling met dagen tot weken. Zie Declaratie afgewezen of betwist.
De RvR-audit op een toevoegingsdossier
Raad voor Rechtsbijstand vraagt tijdverantwoording over een afgesloten toevoegingszaak. Rapport per zaak in RvR-format met één klik geëxporteerd, inclusief categorie-indeling en onderbouwing. Wat vroeger een dag reconstructie was, is nu een minuut werk.
De interne review vóór factuur
Partner ziet in de review-workflow dat een junior 3,2 uur op een "eenvoudige" akte heeft geschreven. Kort overleg leidt tot afboeking van 1,2 uur vóór facturatie — de cliënt krijgt geen correctienota, de fee earner leert. De log houdt de afboeking bij voor realisatie-rapportage.
Zie ook Rapportages, de 6-minutenregel en realisatiepercentage.
Veelgestelde vragen
Ondersteunt LegalTime de RvR-toevoegingsverantwoording?
Ja. Per zaak wordt een rapport in het door de Raad voor Rechtsbijstand gehanteerde format gegenereerd, met tijdregels, categorieën en onderbouwing. Direct exporteerbaar bij aanvraag van vergoeding.
Kan een cliënt een specificatie op zijn factuur krijgen?
Ja. Per cliënt of zelfs per zaak is instelbaar of de factuur een detailspecificatie, samenvatting of pauschaal-regel toont — inclusief zichtbaar afgeronde tijden volgens de 6-minutenregel.
Zijn AI-gegenereerde tijdregels herkenbaar in de verantwoording?
Ja. Elke tijdregel bevat brontype (timer, manueel, AI-voorstel), tijdstempel en bevestigende gebruiker. AI-Act-conform en NOvA-conform herleidbaar.
Kan ik correcties zichtbaar houden voor een audit?
Ja. Alle wijzigingen aan tijdregels — reden, gebruiker, tijdstip — blijven bewaard in een onwijzigbare audit-log. Bij audit of geschil is de historie volledig reconstrueerbaar.
Hoe lang worden verantwoordingsgegevens bewaard?
Standaard 7 jaar (fiscale bewaartermijn). Voor Wwft-gerelateerde zaken minimaal 5 jaar na afsluiting. Bewaartermijnen zijn per kantoor configureerbaar binnen de wettelijke minima.
Lees ook
Meer declarabele uren, minder administratie.
In 30 minuten laten we zien hoe LegalTime past bij uw kantoor. Zonder verplichtingen.