De 6-minutenregel is de facto de standaardeenheid voor tijdregistratie in de Nederlandse advocatuur. Iedere handeling wordt afgerond op de dichtstbijzijnde eenheid van zes minuten — één tiende van een uur. Voor advocaten en cliënten die daar niet dagelijks mee werken kan het even wennen zijn; voor de administratie is het een van de belangrijkste hulpmiddelen om declaraties transparant en herleidbaar te houden.
Wat schrijft de NOvA voor?
De Nederlandse Orde van Advocaten schrijft geen exacte tijdseenheid voor. Wel geldt de kernnorm uit de Verordening op de Advocatuur: declaraties moeten redelijk, transparant en herleidbaar zijn. In de praktijk is registratie in eenheden van 6 minuten (0,1 uur) de meest gebruikte invulling omdat het detail geeft zonder de administratieve last van registratie tot op de minuut. Sommige kantoren hanteren eenheden van 15 minuten; dat is toegestaan mits vooraf duidelijk afgesproken met de cliënt.
Hoe werkt het rekenkundig?
Elke handeling wordt afgerond naar boven op de dichtstbijzijnde eenheid van 0,1 uur. Een korte belafspraak van vier minuten wordt dus 0,1 uur; een gesprek van 22 minuten wordt 0,4 uur (24 minuten). De achterliggende gedachte is dat elke handeling — hoe kort ook — voorbereiding, uitvoering en administratieve nazorg vergt, die niet uit te splitsen zijn per losse minuut.
Voor cliënten is dit vaak het meest tegenintuïtieve deel: een e-mail van 30 seconden verschijnt op de factuur als 0,1 uur. Leg dit vooraf uit en het is een non-issue.
Discussies en misverstanden
Twee misverstanden komen vaak terug. Ten eerste: de 6-minutenregel is geen minimum-tariefstructuur — het is een afrondingseenheid. Als tien e-mails aan dezelfde zaak binnen één zitting worden beantwoord, is het correct om het totaal te registreren en niet tien keer 0,1 uur. Ten tweede: de regel geldt voor declarabele activiteiten; interne overleggen, opleidingen en algemene kantoorzaken vallen erbuiten, ook al staan ze in de agenda.
Praktische aanpak in de dagelijkse werkstroom
Advocaten die tijdens het werk registreren, produceren nauwkeurigere en meer declarabele uren dan collega's die aan het einde van de dag reconstrueren. Onderzoek en interne benchmarks van kantoren tonen consistent 10–20% meer declarabele uren bij dagelijkse (in plaats van wekelijkse) registratie. De 6-minutenregel maakt dit haalbaar: u kunt kleine handelingen registreren zonder dat het buitenproportioneel veel tijd kost, zolang uw software daarvoor is ingericht.
- Timer per zaak — start bij het begin van een handeling, stop bij het einde. Software rondt automatisch af.
- Batch-registratie — voor korte e-mails: één regel per zaak per dagdeel, gecumuleerd afgerond.
- Agendasuggesties — een moderne oplossing zet Outlook- of Google-vergaderingen om in voorstellen die u met één klik bevestigt.
- Reconstructie beperken — hoe langer u wacht met registreren, hoe meer declarabele tijd verdwijnt in "diverse".
Uitleg aan cliënten
Neem in uw engagement letter een korte paragraaf op waarin u de eenheid benoemt en het principe uitlegt. Dit voorkomt dat een cliënt bij de eerste factuur verrast reageert op een 0,1 uur-regel voor een korte e-mail. Kantoren met een gedetailleerde factuurspecificatie (per tijdregel) ervaren beduidend minder factuurdiscussies dan kantoren met alleen samenvattende regels, ook al is de eindsom identiek.
Wat de software moet doen
Kies een systeem dat de 6-minutenregel zichtbaar maakt in plaats van te verstoppen. Een goede indicator: kan de gebruiker naast elke tijdregel de exacte werkelijke duur zien én de gefactureerde duur? Kan een cliënt op de factuur (mits gekozen) diezelfde detail zien? Transparantie voorkomt discussie en past bij de gedragsregels voor advocaten.
Samenvatting
De 6-minutenregel is niet ingewikkeld — het is een afrondingseenheid van 0,1 uur die de administratieve last beperkt en tegelijk voldoende detail geeft. De grootste winst zit niet in de regel zelf maar in wanneer uw fee earners registreren: dagelijks tijdens het werk levert structureel meer declarabele uren op dan wekelijkse reconstructie. Software die de registratie tijdens het werk mogelijk maakt — met agendasuggesties en een one-click timer — is daarom een van de meest rendabele investeringen die een middelgroot kantoor kan doen.