Onderhanden werk: van maandelijkse verrassing naar realtime dashboard

Waarom OHW het meest onderschatte KPI is

Winst en omzet zijn achteraf-cijfers; OHW is een leading indicator. Een oplopend WIP betekent dat er productief werk gedaan is dat nog geen geld is. Wanneer u dat pas aan het einde van het kwartaal ziet, is de correctie duur — u moet fee earners in de laatste week extra tijd geven voor verantwoording en de administratie moet in een piek honderden facturen verwerken. Met realtime WIP is elke maandag zichtbaar waar het uit de hand dreigt te lopen, en is bijsturen goedkoop. Voor een middelgroot kantoor betekent één week eerder factureren vaak tienduizenden euro's aan cash die eerder binnenkomt — geld dat anders in salarissen en overhead voorgefinancierd moet worden.

Onderhanden werk berekenen

De formule zelf is niet ingewikkeld:

OHW = Σ (geregistreerde uren × uurtarief per fee earner) + verschotten en kosten − reeds gefactureerde bedragen − verwachte niet-factureerbare uren.

De laatste term is de correctie op basis van uw historische realisatie. Als u weet dat gemiddeld 12–15% van geregistreerde uren uiteindelijk niet wordt gefactureerd (afboekingen, coulance, scope-overschrijding), dan waardeert u OHW ook met dat percentage af om een reëel beeld te krijgen van wat er daadwerkelijk aan cash uitkomt.

Rekenvoorbeeld — kantoor met 8 fee earners. Gemiddeld 32 declarabele uren per fee earner per week, gemiddeld uurtarief € 245. Factuurcyclus: één keer per maand. Realisatiepercentage: 89%. Halverwege een maand (twee weken werk) staat er bruto: 8 × 32 × 2 × 245 = € 125.440 aan uren. Tel daar € 6.800 aan verschotten en griffiegelden bij op. Er is voor € 18.000 al tussentijds gefactureerd in twee grote zaken. Bruto OHW = 125.440 + 6.800 − 18.000 = € 114.240. Gecorrigeerd op realisatie (× 0,89): € 101.674. Dat is het bedrag dat realistisch nog binnen ongeveer 30–60 dagen als cash binnen zou moeten komen — mits de factuurcyclus, betaaltermijnen en incasso op orde zijn.

Dit soort inzicht is niet iets dat u uit Excel wilt trekken op de 15e van de maand. Een complete gids over OHW berekenen en verlagen vindt u in de kennisbank; deze pagina beperkt zich tot hoe LegalTime dit realtime zichtbaar maakt.

Waarom OHW oploopt — vier oorzaken in de advocatuur

OHW loopt zelden op omdat een kantoor slecht werkt. Het loopt op omdat verschillende processen niet op elkaar zijn afgestemd. In de advocatuur zien we vier oorzaken het vaakst terug:

1. Ongestructureerde factuurcyclus. Zaken worden alleen gefactureerd wanneer de dossierhouder of office manager eraan denkt. Er is geen vast factuurmoment per zaak. Gevolg: langlopende zaken kunnen twee tot drie maanden onbelicht blijven.
2. Concept-tijdregels die op akkoord wachten. Partners moeten uren van juniors en secretariaat bevestigen. Die review-stap wordt uitgesteld tot 'er tijd voor is', waardoor uren wekenlang in de status 'concept' blijven staan en niet in het factuurvoorstel komen.
3. Vage cliëntafspraken over facturatiemomenten. Milestone-facturatie is niet contractueel vastgelegd. De fee earner wil niet 'te vroeg' factureren en wacht op een natuurlijk moment dat nooit komt.
4. Late tijdregistratie. Uren worden pas dagen of weken later ingevoerd. Als het factuurmoment komt, moet de administratie reconstrueren wat er gedaan is — met alle discussie en afboekingen van dien. Zie ook waarom advocaten uitstellen.

Van OHW naar factuur in 5 stappen

Zodra u OHW realtime ziet, komt de vraag: hoe zetten we het om in verstuurde facturen? De workflow in LegalTime is bewust kort:

1. Filter. Open het WIP-dashboard, filter op 'ouder dan 30 dagen' of op praktijkgroep. U ziet direct om welke zaken en welke bedragen het gaat.
2. Bevestig concept-uren. Klik door naar de zaak; alle openstaande concept-tijdregels worden getoond. De reviewer accordeert of vraagt aanpassing — één scherm, geen mail-heen-en-weer.
3. Genereer factuurvoorstel. Uren, verschotten, kosten en eventuele afspraken (cap, korting, opslag) worden in één factuurconcept samengevoegd. Sjabloon en briefpapier komen automatisch mee.
4. Interne akkoord-vinkje. De dossierhouder controleert het concept in de app of per e-mail. Wijzigingen worden gelogd in de audit-trail.
5. Verstuur — Peppol of PDF. Zakelijke cliënten via Peppol e-factuur, particulieren via PDF-mail. Status springt automatisch naar 'verzonden' en de zaak verdwijnt uit het WIP-dashboard. Zie Peppol-integratie.

Kantoren die deze flow wekelijks doorlopen — één blok van 45 minuten op maandagochtend — halen gemiddeld 20–30% lagere WIP dan kantoren die maandelijks in één piek factureren. En de administratie heeft geen maandeind-stress meer.

Drie concrete acties voor deze maand

1. Wekelijkse WIP-review. Elke maandag 30 minuten met office manager en één van de partners. Bespreek posten ouder dan 30 dagen; beslis: factureren, extra actie, of afboeken.

2. Factureer per zaak op vaste momenten. Leg per zaak bij intake vast wanneer er gefactureerd wordt (maandelijks, per milestone, bij afronding). Milestone-facturatie voorkomt eindejaars­verrassingen en maakt de factuur voorspelbaar voor uw cliënt.

3. Escaleer concept-tijdregels. Onbevestigde uren die langer dan een week hangen krijgen automatisch een reminder naar de fee earner en de reviewer-partner. Simpel, maar het effect op de leeftijd van OHW is direct meetbaar.

Zie ook Rapportages, Urennorm en realisatie en DSO verlagen.