Onderhanden werk (OHW), of work in progress (WIP), is het bedrag aan geregistreerde, maar nog niet gefactureerde uren en kosten. Voor een advocatenkantoor is OHW een van de meest onderschatte financiële indicatoren: het bepaalt uw cash flow, uw exposure per cliënt en uiteindelijk uw winstgevendheid. Deze gids legt uit hoe u het correct berekent, hoe u het waardeert en — belangrijker — hoe u het structureel verlaagt zonder omzet te verliezen.
De formule
De basale formule is eenvoudig:
OHW = Som van (uren × uurtarief per fee earner) + verschotten en kosten − reeds gefactureerde bedragen − verwachte niet-factureerbare uren.
De laatste term (verwachte niet-factureerbare uren) is een correctie op basis van realisatie: als u historisch weet dat gemiddeld 15% van geregistreerde uren uiteindelijk niet gefactureerd wordt, dan zou u OHW met dat percentage moeten afwaarderen om een realistische waardering te krijgen. In de praktijk doet niet elk kantoor dat — waardoor OHW op de balans hoger staat dan de reële verwachte omzet.
Rekenvoorbeeld
Zaak Y: fee earner A registreerde 32 uur à € 285; fee earner B registreerde 8 uur à € 195. Verschotten: € 420. Al gefactureerd: één termijn van € 5.000. Historisch realisatiepercentage van kantoor: 88%.
- Bruto geregistreerd: (32 × 285) + (8 × 195) + 420 = 9.120 + 1.560 + 420 = € 11.100.
- Al gefactureerd: € 5.000.
- Bruto OHW: 11.100 − 5.000 = € 6.100.
- Gecorrigeerd op realisatie (88%): 6.100 × 0,88 = € 5.368.
De € 5.368 is een realistischere waardering voor uw balans en cash-flow-forecast dan de bruto € 6.100.
Waarom OHW oploopt
OHW loopt niet op omdat uw kantoor slecht werkt — het loopt op omdat verschillende processen niet op elkaar zijn afgestemd. De vier meest voorkomende oorzaken:
- Ongestructureerde factuurcyclus. Zaken worden alleen gefactureerd wanneer de fee earner of office manager eraan denkt; niet op vaste momenten.
- Concept-tijdregels die op akkoord wachten. Partners moeten uren van juniors bevestigen; die stap wordt uitgesteld.
- Vage of ontbrekende cliëntafspraken over facturatiemomenten. Milestone-facturatie is niet contractueel vastgelegd.
- Late registratie. Uren worden pas dagen tot weken later ingevoerd; de administratie moet reconstrueren.
Acht manieren om OHW te verlagen
1. Vaste factuurmomenten per zaak. Contractueel vastleggen: maandelijkse tussentermijn voor langlopende zaken, milestone-facturatie voor project-achtige zaken. Voorkomt dat OHW ophoopt tot een jaarafsluiting.
2. Wekelijkse WIP-review. Elke maandag 30 minuten met office manager en één van de partners. Bespreek posten ouder dan 30 dagen; beslis: factureren, afboeken of extra actie.
3. Automatische reminder voor onbevestigde tijdregels. Concept-tijdregels ouder dan één week krijgen een reminder naar de fee earner én naar de reviewer-partner.
4. Realtime WIP-dashboard. Zonder dagelijks inzicht kan niemand tijdig bijsturen. Zie de OHW-oplossingspagina.
5. Registreren tijdens het werk, niet achteraf. Late registratie is de grootste bron van niet-factureerbare uren, en dus van afwaardering op OHW. Zie Waarom advocaten uitstellen.
6. Duidelijke omschrijvingen bij intake. Onduidelijke scope leidt tot discussie bij factuur, en dus tot uitstel. Zie Declaratie afgewezen of betwist.
7. E-facturatie via Peppol. Kortere doorlooptijd bij zakelijke cliënten, dus snellere overgang van OHW naar debiteuren en van debiteuren naar cash.
8. Realisatiepercentage sturen op zaakniveau. Zaken met structureel <80% realisatie krijgen extra aandacht: scope, tarief of cliënt heroverwegen.
Wat is een gezonde OHW-omvang?
Er bestaat geen universele norm. Vuistregel die veel middelgrote kantoren hanteren: OHW niet langer dan 30–60 dagen omzet. Belangrijker dan het absolute bedrag is de leeftijd en de trend. Kantoren die 40 dagen aanhouden met stabiele trend zijn gezonder dan kantoren met 20 dagen die snel oploopt.
OHW en de jaarrekening
Onder RJ 221 (Onderhanden werk) en soortgelijke standaarden waardeert u OHW tegen kostprijs of, mits deugdelijk onderbouwd, tegen verwachte factuurwaarde minus geschatte niet-realiseerbare deel. Overleg met uw accountant: consistentie in waarderingsgrondslag is belangrijker dan het exacte percentage.
Fiscale aspecten
OHW is voor de vennootschapsbelasting een activering die op winst drukt. Realistische waardering (dus mét realisatie-correctie) voorkomt dat u belasting betaalt over omzet die nooit binnenkomt. Bij twijfel: fiscalist raadplegen — dit artikel is geen fiscaal advies.
Samenvatting
OHW is de meest bruikbare leading indicator voor de cash flow van een advocatenkantoor. Realtime inzicht, wekelijkse review en gestructureerde factuurmomenten zijn de drie hefbomen die samen bij vrijwel elk kantoor tot 20–30% lagere gemiddelde WIP leiden binnen een half jaar — zonder verlies van omzet, en met minder maandeindpieken voor uw administratie.
Lees ook
Zelf ervaren hoe LegalTime uw kantoor helpt?