De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) geldt voor advocaten in een specifieke set situaties: aan- en verkoop van onroerend goed, beheer van gelden, oprichting of beheer van vennootschappen, fiscaal advies, en bepaalde ondernemingstransacties. Buiten deze categorieën — bijvoorbeeld bij pure procesvoering — is de Wwft doorgaans niet van toepassing. De eerste vraag bij elke nieuwe zaak is dus of de Wwft überhaupt geldt.
Cliëntonderzoek: drie regimes
Als de Wwft van toepassing is, kent u drie regimes van cliëntonderzoek: vereenvoudigd, standaard en verscherpt. De keuze hangt af van een risicoanalyse per cliënt, per zaak. De praktijk is dat de meeste zakelijke opdrachten in "standaard" vallen, dat particulieren bij vastgoedtransacties vaak "standaard" of "verscherpt" krijgen, en dat vereenvoudigd cliëntonderzoek zeldzaam is en goed onderbouwd moet worden.
Wat vraagt standaard cliëntonderzoek?
- Identificatie van de cliënt met een geldig identiteitsbewijs (natuurlijke persoon) of KvK-uittreksel niet ouder dan drie maanden (rechtspersoon).
- Identificatie van de uiteindelijk belanghebbende (UBO), inclusief inzage in het UBO-register waar van toepassing.
- Vaststelling van doel en aard van de zakelijke relatie.
- Doorlopende monitoring gedurende de gehele opdracht.
Verscherpt cliëntonderzoek
Verscherpt onderzoek is verplicht bij politiek prominente personen (PEP), bij cliënten uit hoog-risico-jurisdicties (EU-lijst), bij ongebruikelijk complexe transacties en in andere hoog-risico-scenario's. In de praktijk betekent dit: extra documentatie over herkomst van vermogen, expliciete goedkeuring op partner-niveau vóór het aannemen van de opdracht, en frequentere monitoring.
UBO en PEP-screening
Sinds de introductie van het UBO-register is er meer digitale documentatie beschikbaar, maar het handmatig verzamelen en actualiseren van UBO- en PEP-informatie blijft tijdrovend. Kantoren die dit geautomatiseerd doen — bijvoorbeeld met een screening-koppeling naar internationale sanctielijsten die dagelijks wordt ververst — verkleinen het risico dat een wijziging in PEP-status onopgemerkt blijft. Dat laatste is een ondergeschoven risico: een cliënt die geen PEP was bij aanvang van de opdracht kan tussentijds een politieke functie krijgen.
Meldplicht ongebruikelijke transacties
Bij een ongebruikelijke transactie of een sterk vermoeden daarvan geldt een meldplicht bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU-NL). Voor advocaten is dit een gevoelig punt: het beroepsgeheim en de meldplicht kunnen op gespannen voet staan. De Wwft kent daarom een uitzondering voor advocaten in het kader van het bepalen van de rechtspositie van de cliënt, in gerechtelijke procedures en in verwant advies. Buiten die uitzondering geldt de meldplicht wel — bijvoorbeeld bij zuivere transactie-begeleiding zonder juridische advisering.
Bewaarplicht
Alle documentatie rond cliëntonderzoek en gedane meldingen moet vijf jaar bewaard worden na afloop van de zakelijke relatie of transactie. Bewaring moet onwijzigbaar zijn — dat wil zeggen: het moet aantoonbaar zijn dat de opgeslagen documenten sindsdien niet zijn veranderd. In de praktijk vraagt dit om tijdstempels, versionering en toegangslogs op documentniveau.
Wat u in software wilt hebben
Een goed proces bij dossieropening bestaat uit drie geïntegreerde stappen. Ten eerste: een vragenlijst die bepaalt of de Wwft van toepassing is. Ten tweede: als dat zo is, een gestructureerd cliëntonderzoek met upload en verificatie van documenten, UBO- en PEP-screening en risicoclassificatie met onderbouwing. Ten derde: een conflictcheck tegen alle huidige en historische zaken. Deze drie stappen horen niet in losse tools of losse Excel-sheets te leven — dat introduceert risico op vergeten stappen en op inconsistente onderbouwing bij een inspectie door de deken.
Toezicht en inspectie
Voor advocaten is de deken van de lokale orde de toezichthouder. Bij een inspectie wordt niet alleen gekeken of stappen zijn uitgevoerd, maar ook of ze reproduceerbaar zijn: welke medewerker heeft welke beslissing wanneer genomen, en op basis van welke onderbouwing? Een sluitende audit-trail per dossier is daarom niet alleen een operationele wens maar een compliance-vereiste.
Bekijk hoe LegalTime Wwft-cliëntonderzoek en conflictcheck integreert →