Kort samengevat: de uren die een kantoor mist, ontstaan zelden achter het bureau. Ze ontstaan in de gang van de rechtbank, in de trein, in de auto na een bespreking en aan de telefoon tussen twee afspraken door. Mobiele urenregistratie lost dat alleen op als u het minimum onderweg vastlegt en de afwerking op een vast moment op kantoor doet — in één systeem, zonder overtypen.
Waar de uren buiten kantoor weglekken
Een advocaat die een halve dag op zitting is, onthoudt die zitting wel. Wat hij niet onthoudt, zijn de handelingen eromheen: het korte overleg met de cliënt vooraf, het telefoontje met de wederpartij in de pauze, de mail die hij in de trein terug beantwoordde en de tien minuten die hij na afloop besteedde aan het bijwerken van de dossiernotitie. Dat zijn precies de korte handelingen die aan het eind van de week niet meer te reconstrueren zijn.
Het patroon is op vrijwel elk kantoor hetzelfde. Op kantoordagen is de registratie redelijk volledig; op dagen met externe afspraken vertoont de registratie gaten. Wie zijn eigen cijfers per weekdag naast zijn agenda legt, ziet dat meestal direct. Dat is geen discipline-probleem maar een ontwerpprobleem: het registratiemoment valt samen met het moment waarop u het minst tijd en aandacht heeft.
Het principe: vastleggen onderweg, afwerken op kantoor
De meest gemaakte fout is verwachten dat een fee earner onderweg een volledige, factuurwaardige tijdregel invoert. Dat gebeurt niet, en als het wel gebeurt, kost het meer tijd dan het oplevert. Splits het registreren daarom in twee stappen:
- Vastleggen (onderweg, seconden): zaak, duur en één trefwoord, zoals "tel. wederpartij schikking" of "zitting + nabespreking".
- Afwerken (op kantoor, vast moment): omschrijving uitschrijven zoals de cliënt die op de factuur leest, activiteitensoort kiezen, controleren op dubbelingen met agenda-afspraken.
Voor de afwerkstap gelden dezelfde regels als voor elke andere tijdregel; zie factuuromschrijving advocaat voor de opbouw van een omschrijving die niet betwist wordt.
Situaties en de beste invoermethode
| Situatie | Wat u vastlegt | Beste methode |
|---|---|---|
| Zitting of mondelinge behandeling | Begin- en eindtijd, inclusief nabespreking | Agenda-afspraak als voorstel, duur achteraf corrigeren |
| Wachttijd bij de rechtbank | Duur apart van de zitting zelf | Aparte regel, volgens uw kantoorafspraak over wachttijd |
| Bespreking bij de cliënt | Bespreking plus reistijd als aparte regels | Agenda als bron, reistijd direct na aankomst vastleggen |
| Telefoongesprek onderweg | Zaak, duur, gesprekspartner | Snelle mobiele invoer direct na ophangen |
| Mail beantwoorden in de trein | Zaak en korte handeling | Mobiele invoer; let op overlap met reistijd |
| Stukken lezen onderweg | Zaak, duur, welk stuk | Timer bij langere leesblokken |
Dubbeltelling voorkomen
Mobiel registreren introduceert één specifiek risico: overlap. Wie reistijd naar een zitting schrijft en in diezelfde trein stukken voor een andere zaak leest, kan dezelfde veertig minuten twee keer vastleggen. Dat is ook het punt waarop een cliënt of een kritische controller afhaakt als hij het ontdekt.
Maak daarom één heldere kantoorafspraak: tijd die u in de trein aan een andere zaak besteedt, gaat af van de reistijd. Hoe u reistijd zelf in rekening brengt, is een aparte afspraak met de cliënt; dat behandelen we uitgebreid in reistijd en wachttijd declareren. Een goed systeem signaleert overlappende tijdregels, zodat u de correctie in de afwerkstap maakt in plaats van achteraf bij een betwiste declaratie.
Korte handelingen: het grootste lek
Het telefoontje van vier minuten en de mail van drie minuten zijn onderweg het lastigst. Wie ze niet direct vastlegt, is ze kwijt. In de praktijk werkt een vaste reflex het best: ophangen, direct registreren, pas daarna iets anders doen. Hoe u die korte handelingen vervolgens afrondt en omschrijft, leest u in e-mails en korte handelingen declareren. Voor de afronding naar eenheden verwijzen we naar de 6-minutenregel.
Stappenplan: mobiel registreren invoeren op kantoor
- Kies één systeem. Mobiele invoer moet in dezelfde registratie landen als desktop-invoer. Geen losse notitie-app, geen spreadsheet op de telefoon.
- Beperk de mobiele invoer tot drie velden. Zaak, duur, trefwoord. Alles wat meer vraagt, wordt overgeslagen.
- Koppel de agenda. Afspraken buiten kantoor verschijnen als voorstel; de advocaat bevestigt of corrigeert.
- Leg de afwerkmomenten vast. Bijvoorbeeld dagelijks aan het eind van de dag en uiterlijk bij de weekafsluiting.
- Spreek de overlapregel af. Tijd voor een andere zaak tijdens reistijd gaat van de reistijd af.
- Regel de beveiliging. Schermvergrendeling, tweestapsverificatie, toegang op afstand intrekbaar, geen lokale kopieën van dossierstukken.
- Evalueer na een maand. Vergelijk registratie op kantoordagen met externe dagen. Blijft het gat bestaan, kijk dan welke situatie uit de tabel hierboven het veroorzaakt.
Fictief rekenvoorbeeld ter illustratie
Stel, een advocaat heeft twee externe dagen per week en mist op die dagen gemiddeld drie korte handelingen van zes minuten die niet worden vastgelegd. Dat is fictief zes eenheden per week, ofwel ruim een half uur. Over een jaar met circa 45 werkweken is dat ruim twintig uur declarabele tijd die nooit op een factuur verschijnt — voor één fee earner. Vermenigvuldig dat met het aantal fee earners op uw kantoor en uw eigen uurtarief om de orde van grootte voor uw situatie te bepalen. Dit zijn fictieve cijfers; uw werkelijke verlies hangt af van praktijkgebied en werkpatroon.
Beveiliging en AVG onderweg
Een telefoon met toegang tot urenregistratie bevat per definitie persoonsgegevens: cliëntnamen, zaaknamen en omschrijvingen. Behandel het apparaat daarom als onderdeel van uw kantoorsysteem. Minimaal: vergrendeling met pincode of biometrie, tweestapsverificatie op het account, geen dossierstukken lokaal opslaan en een procedure om toegang direct in te trekken bij verlies. Raadpleeg de actuele AVG-richtlijnen en stem uw kantoorbeleid daarop af.
Hoe LegalTime dit ondersteunt
In LegalTime komen mobiele invoer, timer en agenda-voorstellen in dezelfde registratie terecht. Agenda-afspraken uit Outlook of Google verschijnen als voorstel; de advocaat bevestigt altijd zelf. Overlappende tijdregels worden gesignaleerd in de afwerkstap, en elke mutatie is terug te vinden in de audit-trail. Het doel is niet dat advocaten anders gaan werken, maar dat het registreren past bij hoe ze al werken. Zie tijdschrijven voor de werking.
Veelgestelde vragen
Moet ik onderweg de volledige omschrijving al invullen?
Nee. Onderweg legt u het minimum vast: zaak, duur en een trefwoord. De volledige factuuromschrijving maakt u op een vast moment aan uw bureau, bijvoorbeeld aan het eind van de dag. Wie onderweg perfecte omschrijvingen probeert te typen, stelt het registreren juist uit.
Hoe voorkom ik dat mobiel en desktop dubbele regels opleveren?
Door één systeem en één lijst tijdregels te gebruiken, waarbij de mobiele invoer direct in dezelfde registratie terechtkomt. Losse notitie-apps of een aparte telefoonlijst die u later overtypt, zijn de bron van vrijwel alle dubbele en vergeten regels.
Is werken met cliëntgegevens op een telefoon verantwoord?
Dat hangt af van de inrichting: schermvergrendeling, tweestapsverificatie, geen lokale kopieën van dossierstukken en de mogelijkheid om toegang op afstand in te trekken. Leg dit vast in uw kantoorbeleid en toets het aan uw eigen AVG-afspraken.
Werkt een timer beter dan achteraf invoeren?
Voor lange, aaneengesloten handelingen zoals een zitting of bespreking wel. Voor korte handelingen tussendoor is een snelle invoer achteraf, binnen dezelfde dag, in de praktijk vaak betrouwbaarder dan een timer die u vergeet te stoppen.
Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch of fiscaal advies; controleer de actuele regels en stem af met uw accountant of de NOvA.
Lees ook
- Reistijd en wachttijd declareren
- Uren achteraf reconstrueren
- E-mails en korte handelingen declareren
- Functie: tijdschrijven
Zelf ervaren hoe LegalTime uw kantoor helpt?