E-mails en korte handelingen declareren zonder omzetlek

Kort samengevat: niet de grote zittingsdagen lekken omzet, maar de handelingen van een paar minuten: het inhoudelijke antwoord per mail, het telefoontje tussen twee afspraken door, het snel beoordelen van een stuk. Ze voelen te klein om te noteren en aan het eind van de dag is de context verdwenen. Dit artikel behandelt waarom dat gebeurt, hoe u kantoorbreed afspreekt wat wel en niet declarabel is, drie werkwijzen die in de praktijk standhouden, en hoe u omschrijvingen schrijft waar de cliënt niet over valt.

Waarom juist de korte handelingen verdwijnen

Drie mechanismen, alle drie herkenbaar:

• Ze voelen te klein. Een antwoord van vier minuten schrijven kost bijna net zoveel handelingen als het antwoord zelf. Dat drempeltje is genoeg om het te laten.
• Ze vallen tussen taken. Korte handelingen gebeuren precies op de momenten dat u ergens anders mee bezig bent: tussen twee besprekingen, tijdens het wachten bij de rechtbank, aan het begin van de avond.
• De context verdwijnt. Om 17:30 weet u nog dat u vanmiddag "iets met Jansen" deed. Wát precies, en hoe lang, is dan al weg. Zie ook uren achteraf reconstrueren voor wat er dan nog te redden valt.

Het resultaat is dat de lekkage niet zichtbaar is als één groot gat, maar als een structureel te lage bezetting waarvan niemand de oorzaak kan aanwijzen.

Rekenvoorbeeld: wat kost dat?

Dit is een rekenvoorbeeld ter illustratie, uitdrukkelijk geen benchmark en geen onderzoeksresultaat. Vul uw eigen getallen in.

Stel: een fee earner met een tarief van € 200 per uur laat per werkdag vier korte handelingen van elk zes minuten onopgeschreven. Dat is 24 minuten per dag, oftewel 0,4 uur. Bij 200 gewerkte dagen komt dat neer op 80 uur per jaar, wat bij dat tarief overeenkomt met € 16.000 aan niet-geschreven tijd. Voor een kantoor met acht fee earners die allemaal in dezelfde orde van grootte zitten, praat u over een bedrag in de tienduizenden euro's per jaar.

De cijfers zijn gekozen om te rekenen, niet om iets te bewijzen. De les zit in de structuur: het gaat niet om vier vergeten uren, maar om vier vergeten mínuten die zich vermenigvuldigen met het aantal dagen en het aantal mensen.

Declarabel of niet: maak het één kantoorafspraak

De grootste bron van ongelijkheid tussen fee earners is niet werkdruk maar interpretatie. De ene advocaat schrijft elk contact, de ander alleen wat "echt werk" voelt. Leg de grens daarom kantoorbreed vast. Een werkbare lijn:

• Declarabel: inhoudelijk antwoord op een vraag, beoordeling van een stuk, telefonisch advies, onderhandelingscontact, correspondentie met wederpartij of instantie in de zaak.
• Niet declarabel: plannen van een afspraak, bevestiging van ontvangst, doorsturen zonder beoordeling, interne organisatie, en alles wat met uw eigen administratie te maken heeft.
• Grensgeval, dus expliciet afspreken: een cc ter kennisname die u wél moet lezen om de zaak te blijven volgen, en korte statusupdates aan de cliënt.

Zet die lijst op één A4 en hang hem aan het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Eén afspraak is meer waard dan tien individuele goede bedoelingen.

Drie werkwijzen die in de praktijk werken

1. Direct na de handeling registreren vanuit de mailclient

U beantwoordt de mail en legt in dezelfde beweging de tijdregel vast, zonder van scherm te wisselen. Voordeel: de context is compleet, de omschrijving schrijft zichzelf en de tijdsinschatting klopt. Nadeel: het vraagt een gewoonte en het onderbreekt uw focus als u een reeks mails achter elkaar afwerkt.

2. Clusteren per zaak

U verzamelt korte handelingen in dezelfde zaak en schrijft ze aan het einde van een blok of dag weg als één regel met een dekkende omschrijving. Voordeel: minder handelingen, een rustiger ogende factuur en minder discussie over "veel korte regels". Nadeel: u moet de handelingen wel onthouden, dus dit werkt alleen met een geheugensteun.

3. Dagafsluiting van tien minuten

Aan het eind van de dag loopt u agenda, verzonden mails en belgeschiedenis door en vult u aan wat ontbreekt. Voordeel: vangnet dat vrijwel alles alsnog boven water haalt en dat weinig discipline overdag vraagt. Nadeel: het is reconstructie, dus schattingen zijn conservatiever en de omschrijvingen vager dan bij directe registratie. Doe het dus als vangnet, niet als hoofdmethode.

De meeste kantoren die dit goed doen, combineren methode 1 of 2 overdag met methode 3 als sluitstuk. Zie ook de 6-minutenregel voor de eenhedenlogica daarachter.

Een omschrijving waar de cliënt niet over valt

Korte handelingen worden betwist wanneer de omschrijving niets zegt. "E-mail cliënt" is een uitnodiging tot een vraag; "E-mail cliënt over gevolgen opzegtermijn voor beëindigingsdatum" is dat niet. Gebruik de vaste structuur handeling — onderwerp — doel:

• Beoordeeld (handeling) conceptvaststellingsovereenkomst wederpartij (onderwerp) op afwijkingen van eerder besproken uitgangspunten (doel).
• Telefonisch overleg met cliënt over reactie op sommatie, ter voorbereiding van het antwoord.

Bij geclusterde regels werkt dezelfde structuur, mits u dekt wat er gebeurd is: "Diverse correspondentie met cliënt en wederpartij over planning zitting en aanlevering producties". Meer hierover in factuuromschrijving advocaat.

Maak vooraf afspraken met de cliënt

Vrijwel alle discussie over korte handelingen is verwachtingsmanagement dat niet gebeurd is. Neem in de opdrachtbevestiging op dat ook korte contacten — e-mail en telefoon — als werkzaamheden worden geregistreerd, en leg uit dat u ze per zaak per dag clustert als u dat doet. Cliënten die dat vooraf weten, betwisten het achteraf zelden. Cliënten die het pas op de factuur ontdekken, bellen bijna altijd.

Wat níét werkt

• Aan het eind van de maand schatten. De correlatie met de werkelijkheid is dan weg. U schrijft óf structureel te weinig, óf u krijgt een discussie die u niet kunt onderbouwen.
• Een vast bedrag per e-mail zonder afspraak. Een niet overeengekomen standaardpost per bericht is niet uit te leggen en leidt vrijwel zeker tot betwisting.
• Alles op de secretaresse afschuiven. Een derde kan een gesprek niet inschatten dat hij niet heeft gevoerd.
• Nieuwe regels invoeren zonder de invoerdrempel te verlagen. Meer discipline eisen bij gelijkblijvend gemak levert twee weken verbetering op en daarna niets.

Hoe LegalTime dit oplost zonder gedragsverandering

Het uitgangspunt: niet de advocaat moet veranderen, het systeem moet meebewegen. LegalTime gebruikt signalen die er toch al zijn — afspraken in Outlook of Google Calendar, verzonden e-mail gekoppeld aan een zaak, geregistreerde gesprekken — en maakt daar voorstellen voor tijdregels van. Die verschijnen met een conceptomschrijving en een tijdsindicatie; de advocaat bevestigt met één klik, past aan of verwerpt. Het systeem stelt voor, de advocaat beslist, en elke bevestiging of wijziging staat in de audit-trail.

Daarnaast: spraak-naar-tijdregel voor onderweg, zodat u na een telefoongesprek in de auto één zin inspreekt in plaats van het te vergeten, en een weekoverzicht dat gaten in de week zichtbaar maakt — dagen met afspraken maar zonder tijdregels springen eruit. Zie agendakoppeling voor hoe die signalen tot stand komen.

Veelgestelde vragen

Lees ook

• De 6-minutenregel in de advocatuur
• Factuuromschrijving advocaat
• Agendakoppeling met Outlook en Google
• Uren achteraf reconstrueren