Kort samengevat: reis- en wachttijd is de meest inconsistent geregistreerde categorie op een advocatenkantoor. Niet omdat de regels ingewikkeld zijn, maar omdat er meestal geen kantoorafspraak is: elke fee earner doet het naar eigen inzicht, en de cliënt ziet het pas op de declaratie. Dit artikel behandelt de gangbare praktijkvarianten, hoe u de afspraak formuleert, hoe u de bijzondere situaties toerekent, en hoe u het registratieproces zo inricht dat de afspraak vanzelf wordt gevolgd.
Waarom het juist hier misgaat
Bij gewoon dossierwerk is de vraag of iets declarabel is zelden interessant: u leest een processtuk, dus u schrijft. Reistijd zit in een grijs gebied. Het is wel tijd, het is wel voor de zaak, maar er wordt geen juridisch werk verricht. Dat leidt tot drie soorten scheefgroei tegelijk.
- Verschil tussen fee earners. De één schrijft consequent alle reistijd, de ander schrijft principieel niets. Op dezelfde soort zaak levert dat verschillende declaraties op.
- Verschil tussen zaken. Dezelfde advocaat schrijft reistijd wel bij een zakelijke cliënt en niet bij een particulier, zonder dat daar beleid onder ligt.
- Onzichtbaarheid. Niet-geschreven reistijd verdwijnt volledig. U weet dan niet wat een zaak werkelijk heeft gekost, ook niet als u er geen cent voor rekent.
Dat laatste punt is het belangrijkste en wordt het vaakst gemist: registreren en declareren zijn twee verschillende beslissingen. Ook reistijd die u niet in rekening brengt, hoort geregistreerd te worden — als niet-declarabel, met de zaak eraan gekoppeld. Alleen dan weet u bij een fixed fee of capped fee of het traject rendabel was.
De drie gangbare praktijkvarianten
Dit zijn praktijkvarianten, geen voorschriften. Welke variant passend is, hangt af van uw praktijkgebied, uw cliëntenkring en uw eigen voorwaarden.
| Variant | Werking | Past bij | Aandachtspunt |
|---|---|---|---|
| Volledig tarief | Reistijd telt als gewone declarabele tijd | Zakelijke cliënten, specialistisch werk waarvoor men u bewust ver laat komen | Vraagt een expliciete afspraak; anders vrijwel zeker discussie |
| Gereduceerd tarief | Een vast percentage van het uurtarief, vaak de helft | De meest gebruikte middenweg, breed uitlegbaar | Leg vast of de reductie ook voor wachttijd geldt |
| Niet declarabel | Reistijd wordt geregistreerd maar niet in rekening gebracht | Lokale praktijk met korte afstanden, particuliere cliënten | Verdisconteer de kosten dan in uw uurtarief of fixed fee |
Combinaties komen ook voor: reistijd tegen half tarief met een maximum per rit, of de eerste dertig minuten voor eigen rekening en het meerdere declarabel. Elke variant werkt, mits hij vooraf is afgesproken en consequent wordt toegepast.
De afspraak hoort in de opdrachtbevestiging
Reistijd op een declaratie die de cliënt niet heeft zien aankomen, is een van de meest voorspelbare oorzaken van een betwiste nota. Neem daarom een vaste passage op in uw opdrachtbevestiging en algemene voorwaarden, die minimaal regelt:
- Of reistijd in rekening wordt gebracht en tegen welk tarief of percentage.
- Of wachttijd op dezelfde manier wordt behandeld als reistijd.
- Vanaf welk punt wordt gerekend: vanaf kantoor, of vanaf de werkelijke vertreklocatie.
- Hoe reiskosten (kilometervergoeding, openbaar vervoer, parkeren) worden behandeld — die staan los van reistijd en lopen doorgaans mee als verschot of kostenpost.
- Hoe wordt omgegaan met een rit voor meerdere zaken.
Een werkbare formulering blijft kort en concreet: benoem het percentage, benoem het startpunt, en benoem dat wachttijd op dezelfde voet wordt behandeld. Laat uw modeltekst één keer goed opstellen en toets die aan uw eigen voorwaarden en de actuele beroepsregels van de NOvA, in plaats van per zaak te improviseren.
De situaties waarin het misloopt
Zittingen
Bij een zitting bestaat de dag uit reis, wachten, zitting en nabespreking. Schrijf die als afzonderlijke regels met dezelfde datum en dossier, niet als één blok van zes uur. Een gespecificeerde dag is uitlegbaar; een ongedifferentieerd dagdeel nodigt uit tot vragen.
Bespreking op locatie
Hier is de vraag vaak of de reis naar de cliënt anders behandeld wordt dan de reis naar de rechtbank. Praktisch advies: behandel ze gelijk. Uitzonderingen per bestemming zijn niet uit te leggen en niet te handhaven.
Gecombineerde ritten
Gaat u naar één stad voor twee zaken, dan declareert u de rit één keer, verdeeld over beide dossiers. De meest verdedigbare sleutel is naar rato van de tijd op locatie. Een rekenvoorbeeld met fictieve cijfers: u reist 2 uur retour, besteedt 3 uur aan zaak A en 1 uur aan zaak B. De reistijd verdeelt u dan als 1,5 uur op A en 0,5 uur op B, elk tegen het overeengekomen reistijdtarief. Vermeld op beide declaraties dat de rit is gedeeld — dat voorkomt precies de vraag die anders komt.
Wachttijd bij de rechtbank
Wachttijd is onvermijdelijk en zaakgebonden, en wordt daarom doorgaans behandeld als reistijd. Twee praktische punten: registreer de werkelijke wachttijd op het moment zelf, niet achteraf uit het hoofd, en werk u tijdens het wachten aan een ander dossier, schrijf die tijd dan op dat dossier.
Werken in de trein
De klassieke dubbeltelling. Een uur bestaat één keer. Kies per tijdvak één categorie: óf reistijd voor zaak A, óf werk aan zaak B. Beide schrijven is niet verdedigbaar en beschadigt bij ontdekking het vertrouwen in uw volledige specificatie.
Omschrijvingen die de cliënt begrijpt
De omschrijving bepaalt of een reistijdpost betwist wordt. Vermeld altijd bestemming, aanleiding en duur.
| Zwak | Beter |
|---|---|
| Reistijd | Reistijd Arnhem–Amsterdam v.v. t.b.v. zitting rechtbank (half tarief conform opdrachtbevestiging) |
| Wachten | Wachttijd rechtbank in afwachting van aanvang zitting |
| Reis cliëntbezoek | Reistijd naar bespreking op locatie cliënt, gedeeld met dossier 2026-114 |
De verwijzing naar de opdrachtbevestiging is klein maar effectief: hij herinnert de cliënt eraan dat dit vooraf is afgesproken. Voor de bredere aanpak van specificaties: zie factuuromschrijving advocaat.
Registratie in de praktijk
Reistijd verdwijnt zelden bewust; hij verdwijnt omdat niemand hem invoert. Drie werkende bronnen:
- De agenda. Een zittingsafspraak met locatie bevat impliciet de reistijd. Een systeem dat afspraken buiten kantoor omzet in een tijdregelvoorstel — inclusief een reisregel — vangt het overgrote deel af.
- Registratie op de dag zelf. Reistijd is de categorie die het slechtst reconstrueerbaar is: na een week weet niemand meer of het vijftig of tachtig minuten was. Zie ook uren achteraf reconstrueren.
- Eenheden. Reistijd rondt u af volgens dezelfde systematiek als de rest van uw registratie; zie de 6-minutenregel. Een aparte afrondingsregel voor reistijd maakt uw specificatie inconsistent.
Voor korte verplaatsingen geldt hetzelfde principe als voor korte handelingen: los geschreven zijn ze verwaarloosbaar, opgeteld over een jaar niet. Zie e-mails en korte handelingen declareren.
Eén kantoorafspraak, vastgelegd in het systeem
Een reistijdbeleid dat alleen in een handboek staat, wordt binnen een kwartaal weer een individuele interpretatie. Leg het daarom vast op de plek waar geregistreerd wordt:
- Reistijd is een eigen activiteitensoort, niet een gewone tijdregel met "reis" in de omschrijving.
- Aan die activiteitensoort hangt automatisch het juiste tarief of percentage.
- Per dossier kan een afwijkende afspraak worden vastgelegd, die het standaardtarief overschrijft.
- Wachttijd is een aparte soort, gekoppeld aan dezelfde tariefregel, zodat u beide apart kunt rapporteren.
- Reiskosten lopen als kostenpost of verschot, niet als tijdregel.
Het rapportagevoordeel is aanzienlijk: u kunt dan per praktijkgroep zien hoeveel reis- en wachttijd er is en welk deel daarvan wordt geïnd. Dat is stuurinformatie voor tariefstelling en zelfs voor vestigingskeuze.
Checklist
- Kies één kantoorvariant voor reistijd en één voor wachttijd.
- Leg die vast in opdrachtbevestiging en algemene voorwaarden, inclusief startpunt en gedeelde ritten.
- Maak reistijd en wachttijd aparte activiteitensoorten in uw systeem met het bijbehorende tarief.
- Registreer ook niet-declarabele reistijd, gekoppeld aan de zaak.
- Gebruik agenda-afspraken als bron zodat er niets ongeregistreerd blijft.
- Hanteer één afrondingssystematiek voor alle tijd.
- Schrijf omschrijvingen met bestemming, aanleiding en verwijzing naar de afspraak.
- Voorkom dubbeltelling bij werken onderweg.
- Rapporteer per kwartaal hoeveel reis- en wachttijd is geschreven en welk deel is geïnd.
Hoe LegalTime dit ondersteunt
In LegalTime zijn reistijd en wachttijd eigen activiteitensoorten met hun eigen tariefregel, op kantoorniveau ingesteld en per dossier te overschrijven. Afspraken buiten kantoor uit uw agenda leveren automatisch een voorstel voor zowel de bespreking als de bijbehorende reisregel; de fee earner past aan of bevestigt. De AI stelt voor, de advocaat beslist altijd, en elke bevestiging en wijziging is terug te vinden in de audit-trail.
Het resultaat is wat u van tijdschrijven mag verwachten: een categorie die eerst grotendeels ongeregistreerd bleef, wordt volledig zichtbaar — zonder dat iemand zijn werkwijze hoeft te veranderen.
Veelgestelde vragen
Mag ik reistijd tegen het volle uurtarief declareren?
Dat hangt af van wat u met de cliënt bent overeengekomen. In de praktijk komen zowel volledig tarief, een gereduceerd tarief als niet declareren voor. Bepalend is dat de afspraak vooraf schriftelijk vastligt in de opdrachtbevestiging; een reistijdpost die de cliënt voor het eerst op de declaratie ziet, wordt vrijwel altijd betwist.
Hoe reken ik reistijd toe als ik voor twee zaken op één rit ga?
Verdeel de rit over de betrokken zaken en declareer hem niet twee keer volledig. Een verdeling naar rato van de bestede tijd op locatie is het best uitlegbaar. Leg de verdeelsleutel als kantoorafspraak vast, zodat niet elke fee earner het anders doet.
Is wachttijd bij de rechtbank declarabel?
Doorgaans wel, als het wachten onvermijdelijk voortvloeit uit de zaak. Ook hier geldt dat het vooraf afgesproken moet zijn. Werkt u tijdens het wachten aan een ander dossier, dan schrijft u die tijd op dat dossier en niet twee keer.
Wat doe ik met werken in de trein?
Kies één categorie per tijdvak. Werkt u een uur aan een dossier terwijl u reist voor een andere zaak, dan schrijft u dat uur als werk op het dossier waaraan u werkt, en niet ook als reistijd op de zaak waarvoor u onderweg bent. Dubbeltelling is de snelste manier om een specificatie ongeloofwaardig te maken.
Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch of fiscaal advies; controleer de actuele regels en stem af met uw accountant of de NOvA.
Lees ook
- E-mails en korte handelingen declareren
- De 6-minutenregel in de advocatuur
- Factuuromschrijving advocaat
- Tijdschrijven in LegalTime
Zelf ervaren hoe LegalTime uw kantoor helpt?