Conflictcheck op een advocatenkantoor: zo richt u het in

Kort samengevat: de conflictcheck hoort bij de intake, vóór de eerste inhoudelijke handeling. Op kleine kantoren gaat dat goed omdat iedereen alles weet. Zodra een kantoor groeit, zit die kennis nog steeds in hoofden en niet in het systeem — en dan gaat het mis. Dit artikel beschrijft wat u toetst, welke soorten conflict u tegenkomt, hoe u een intakeproces in zeven stappen inricht, hoe u zoekbaar vastlegt en wat u doet bij een hit.

Waarom de conflictcheck misgaat bij groeiende kantoren

Bij drie advocaten is de conflictcheck een vraag in de gang. Bij twaalf advocaten met vier praktijkgebieden, wisselende medewerkers en tien jaar dossierhistorie is dat niet meer betrouwbaar. De kennis die de check mogelijk maakt — wie was ooit cliënt, wie stond tegenover ons, welke vennootschap hoort bij welke groep — zit verspreid in hoofden, mailboxen en dossiermappen.

Het tweede knelpunt is timing. De check gebeurt vaak pas als het dossier wordt aangemaakt, terwijl er dan al gebeld, geadviseerd en soms al gecorrespondeerd is. Een conflict dat pas dán aan het licht komt, is aanzienlijk lastiger op te lossen dan een conflict dat u bij het eerste contact ziet.

Wie toetst u eigenlijk?

Een conflictcheck op alleen de naam van de cliënt is geen conflictcheck. Toets ten minste:

• De cliënt zelf — inclusief handelsnamen, oude namen en gelieerde entiteiten.
• De wederpartij — en diens gemachtigde of adviseur.
• Groepsmaatschappijen — moeder, dochters en zustervennootschappen aan beide zijden.
• UBO's en bestuurders — natuurlijke personen achter de rechtspersonen. Zie ook UBO-onderzoek in de praktijk.
• Overige betrokkenen — getuigen, medebestuurders, betrokken accountants, deskundigen, en in familiezaken de andere gezinsleden.
• Historische dossiers — afgesloten zaken tellen mee; wetenschap uit een oud dossier verdwijnt niet.

Bronnen die u daarbij raadpleegt: uw eigen relatie- en dossierdatabase als primaire bron, het handelsregister voor structuur en bestuurders, openbare bronnen voor concernverbanden, en — waar relevant — de kennis van collega's via een korte kantoorbrede navraag bij twijfelgevallen.

Drie soorten conflict in de praktijk

1. Tegenstrijdig belang tussen huidige cliënten

Twee partijen die u beide bijstaat, staan tegenover elkaar of hebben belangen die niet te verenigen zijn. Dit is de meest herkenbare vorm en tegelijk de vorm die het vaakst sluipend ontstaat: twee zaken die los van elkaar beginnen en gaandeweg raakvlak krijgen.

2. Belang tegenover een oud-cliënt met vertrouwelijke wetenschap

De relatie is beëindigd, maar de wetenschap uit dat dossier is er nog. Optreden tegen een voormalige cliënt in een zaak die inhoudelijk raakt aan wat u destijds wist, is de categorie waar de meeste discussie over ontstaat. Juist hier helpt een systeem dat afgesloten dossiers meeneemt.

3. Persoonlijk belang of kantoorbelang

De advocaat of het kantoor heeft zelf een belang: een deelneming, een familierelatie, een bestuursfunctie, een grote cliënt aan de andere kant van de tafel. Deze categorie wordt het minst systematisch getoetst omdat hij niet uit een database rolt — hier helpt alleen een expliciete vraag in het intakeformulier.

Voor de normstelling verwijzen wij naar de gedragsregels van de NOvA en de Verordening op de advocatuur. Wij noemen hier bewust geen regel- of artikelnummers: de actuele tekst en de toelichting daarop zijn leidend, en die worden periodiek herzien. Raadpleeg ze voor uw concrete situatie en leg uw eigen kantoorbeleid daarop af.

Conflictcheck is niet hetzelfde als Wwft-cliëntonderzoek

Beide gebeuren bij intake, vaak op hetzelfde moment, maar ze beantwoorden verschillende vragen. De conflictcheck vraagt: mag ik deze zaak aannemen gezien mijn andere relaties? Het Wwft-cliëntonderzoek vraagt: weet ik wie deze cliënt is en welk integriteitsrisico daarbij hoort? Ze gebruiken deels dezelfde gegevens — namen, structuur, UBO's — maar leiden tot verschillende beslissingen en verschillende vastlegging.

Behandel ze daarom als twee aparte stappen in één intakeproces, met twee aparte uitkomsten. Voor de Wwft-kant: zie het Wwft-stappenplan en Wwft voor advocatenkantoren.

Intakeproces in zeven stappen

1. Registreer de aanvraag (secretariaat). Nog geen dossier: een intakerecord met alle bekende partijen, inclusief wederpartij en betrokkenen.
2. Voer de systeemcheck uit (secretariaat). Alle namen door de relatie- en dossierdatabase, inclusief afgesloten dossiers en spelvarianten.
3. Vul aan met structuurinformatie (secretariaat). Handelsregister raadplegen op groepsverbanden en bestuurders bij zakelijke partijen.
4. Beoordeel de treffers (behandelend advocaat). Niet elke naamovereenkomst is een conflict; niet elk conflict is een beletsel. Beoordeling is mensenwerk.
5. Toets het persoonlijke en kantoorbelang (behandelend advocaat). Expliciete vraag op het intakeformulier, ook bij nul treffers.
6. Leg de uitkomst vast en teken af (behandelend advocaat). Ook een schone check wordt vastgelegd, met datum en naam.
7. Open pas daarna het dossier. Dossieropening is de bevestiging dat intake compleet is, niet het moment waarop de check nog moet beginnen.

Zoekbaar vastleggen: hier wordt het gewonnen of verloren

Een conflictcheck is niet beter dan de database waarin hij zoekt. Vier maatregelen die het verschil maken:

• Genormaliseerde namen. Eén vaste schrijfwijze per entiteit, met rechtsvorm consequent geplaatst. "Jansen Beheer B.V.", "Jansen beheer bv" en "J. Beheer BV" mogen niet drie records zijn.
• KvK-nummers als sleutel. Voor zakelijke relaties is het KvK-nummer betrouwbaarder dan elke naam en overleeft het naamswijzigingen.
• Aliassen, spelvarianten en oude handelsnamen. Leg ze vast als zoekbare alternatieve namen op hetzelfde record, niet als losse relaties.
• Rollen in plaats van losse lijsten. Eén relatierecord dat in verschillende dossiers verschillende rollen kan hebben — cliënt, wederpartij, betrokkene — in plaats van gescheiden administraties.

Dubbele en slordige records zijn de belangrijkste oorzaak van gemiste treffers. Ruim ze periodiek op; dat is saai werk met een direct risicoverlagend effect.

Wat doet u bij een hit?

1. Escaleer. Een treffer beoordeelt u niet alleen. Vaste route naar een aangewezen partner of compliance-verantwoordelijke.
2. Beoordeel de aard. Betreft het dezelfde partijen, dezelfde materie, of alleen een naamovereenkomst? Speelt vertrouwelijke wetenschap een rol?
3. Kies de route. Zaak weigeren, zaak aannemen met afscherming binnen kantoor, of aannemen na geïnformeerde instemming waar dat volgens de geldende gedragsregels mogelijk is.
4. Regel de afscherming echt. Een afschermingsmaatregel die alleen op papier staat, is er geen. Beperk dossiertoegang in het systeem, scheid dossierlocaties en leg vast wie wel en niet toegang heeft.
5. Leg schriftelijk vast. Bevinding, afweging, beslissing, betrokkenen en datum.
6. Communiceer helder. Bij weigering: tijdig, zonder vertrouwelijke informatie over de andere partij prijs te geven, en waar mogelijk met een doorverwijzing.

De check herhaalt zich

Een conflictcheck is geen eenmalige handeling bij intake. Nieuwe partijen die in een lopende zaak opduiken — een tussenkomende partij, een nieuwe bestuurder, een overgenomen vennootschap, een extra gedaagde — vragen om een hercheck. Bouw daarom vaste triggers in: bij het toevoegen van een partij aan een lopend dossier, bij een nieuwe zaak voor een bestaande cliënt, en periodiek bij langlopende dossiers.

Hoe LegalTime dit ondersteunt

In LegalTime is de conflictcheck onderdeel van het aanmaken van een klant of project: u voert de betrokken partijen in en het systeem toetst ze tegen de centrale relatiedatabase, inclusief afgesloten dossiers, alternatieve namen en KvK-nummers. Die relatiedatabase is de bron van waarheid voor zowel conflictcheck als Wwft-cliëntonderzoek, zodat u partijen één keer vastlegt en beide checks daarop bouwen.

Belangrijk: het systeem keurt niets automatisch af. Het signaleert treffers en doet een voorstel; de behandelend advocaat beoordeelt en bevestigt. Elke check, elke treffer en elke beslissing komt in de audit-trail te staan, met wie, wanneer en welke uitkomst — zodat u bij toezicht of bij een latere discussie kunt laten zien dat en hoe u getoetst heeft.

Veelgestelde vragen

Lees ook

• Wwft en conflictcheck in LegalTime
• Wwft-check uitvoeren: stappenplan
• Wwft voor advocatenkantoren
• UBO-onderzoek in de praktijk