Niet-declarabele uren: registreer ze, juist omdat ze niet op de factuur komen

Kort samengevat: op de meeste kantoren wordt niet-declarabele tijd helemaal niet geregistreerd. Het gevolg is drieledig: elk cijfer over declarabiliteit ziet er beter uit dan het is, niemand weet waar de niet-declarabele tijd heen gaat, en elke discussie over werkdruk is een meningenstrijd in plaats van een cijferdiscussie. De oplossing is niet meer controle, maar een korte vaste categorielijst en de discipline om de dag compleet te maken.

Drie begrippen die structureel door elkaar lopen

Voordat u iets meet, moet dit onderscheid scherp zijn. Het wordt op vrijwel elk kantoor verward, en die verwarring maakt de KPI's onbruikbaar.

Drie verschillende oorzaken, drie verschillende interventies. Een kantoor dat alles wat niet op de factuur komt "niet-declarabel" noemt, weet niet of het een bezettingsprobleem, een facturatieritmeprobleem of een prijsprobleem heeft — en zal dus op alle drie de verkeerde maatregel nemen. De rekenkundige uitwerking staat in declarabiliteit berekenen en realisatiepercentage.

Een werkbare categorielijst

Twaalf categorieën is het maximum dat mensen onthouden zonder te hoeven opzoeken. De derde kolom geeft aan hoe u een groeiend aantal uren in die categorie leest.

De twee categorieën die u echt nodig heeft

Herstelwerk is de enige categorie die iets zegt over kwaliteit in uren uitgedrukt. Verstopt in "overig" ziet u alleen dat er veel niet-declarabele tijd is; apart geregistreerd ziet u dat één dossiertype of één werkwijze structureel nawerk oplevert. Dat is een concreet verbeterpunt, en het is ook precies het materiaal dat een intervisiebijeenkomst inhoudelijk maakt.

Weggegeven verkoopbare kennis is de categorie die commercieel het meest oplevert. Het gaat om het telefoongesprek van twintig minuten met inhoudelijk advies dat niemand opschrijft, de "even meekijken"-vraag, de korte notitie die eigenlijk een advies is. Dit is bijna altijd de grootste onzichtbare post, en hij is stuurbaar zonder dat iemand harder hoeft te werken: het gaat om het besluit om te registreren en al dan niet te factureren, niet om het werk zelf.

Invoeren zonder dat het als controle voelt

Dit is de kern van de invoering, en de plek waar de meeste initiatieven stranden. Vier ontwerpregels:

• Korte vaste lijst, geen vrije tekst. Eén klik op een activiteitensoort. Vrije omschrijvingen leiden tot twintig varianten van hetzelfde en tot het gevoel dat er iets verantwoord moet worden.
• Geen verantwoordingsplicht per regel. Niemand hoeft uit te leggen waarom hij drie uur in kantooroverleg zat. De analyse gebeurt op patronen over een kwartaal, niet op regels.
• Volledigheid van de dag als norm. De vraag is niet "was dit declarabel", maar "is de dag compleet". Dat is een neutrale, controleerbare norm.
• Suggesties in plaats van invoer. Een overleg in de agenda is een voorstel voor een tijdregel; de fee earner bevestigt met één handeling. Zo kost registratie geen gedragsverandering.

Wat het met uw cijfers doet

Niet-declarabele registratie raakt zowel de teller als de noemer van uw kengetallen. Een fictief rekenvoorbeeld ter illustratie, met verzonnen cijfers:

Fee earner X werkt in een maand feitelijk 170 uur. Daarvan is 110 uur declarabel. Registreert het kantoor alleen declarabele tijd en rekent het met een aanname van 140 beschikbare uren, dan komt de declarabiliteit uit op ongeveer 79 procent. Registreert X ook de 60 niet-declarabele uren, dan is de noemer 170 en komt hetzelfde werk uit op ongeveer 65 procent.

Er is niets veranderd aan het werk. Wat veranderde, is dat het eerste getal op een aanname rustte en het tweede op een meting. Dit is ook de reden dat u cijfers van kantoren met verschillende registratiepraktijk niet kunt vergelijken, en waarom een interne trend pas betekenis krijgt als de registratiewijze gelijk is gebleven. Hoe u die cijfers presenteert, staat op de pagina over rapportages.

Sturen zonder te knijpen: vijf ingrepen

1. Concentreer bedrijfsvoering. Verspreide managementtijd over acht fee earners kost meer dan geconcentreerde tijd bij twee. Kijk eerst naar spreiding, niet naar volume.
2. Automatiseer de administratiecategorie. Systeembeheer, declaratievoorbereiding en eigen administratie zijn het makkelijkst terug te dringen, en daar zit geen enkele investeringswaarde in.
3. Maak overleg korter, niet minder. Een vaste agenda en een tijdslimiet halveren de overlegtijd zonder inhoudelijk verlies.
4. Zet herstelwerk op de kwaliteitsagenda. Niet als verwijt, maar als proceskwestie: wat in het proces liet deze fout toe?
5. Maak weggegeven kennis bespreekbaar. Registreren is stap één; de afspraak wanneer u zulk advies wel in rekening brengt, is stap twee.

Daarbij hoort een uitdrukkelijk tegengeluid: niet-declarabele tijd is niet per definitie verspilling. Acquisitie, opleiding en begeleiding zijn investeringen in instroom en kwaliteit. Een kantoor dat op die drie bezuinigt om een kengetal te verbeteren, ziet dat een paar jaar later terug in de pijplijn en in het verloop onder jonge fee earners. Het doel van registratie is zien waar de tijd heen gaat, niet die tijd wegdrukken.

Het kwartaalgesprek: drie vragen

Bij een afwijkend patroon — een categorie die sterk groeit, of iemand die er duidelijk uit springt — stelt u in deze volgorde drie vragen:

1. Klopt de meting? Is er misschien anders geregistreerd, of is er een categorie verschoven? Controleer eerst de data, nooit de persoon.
2. Is dit een investering of een lek? Begeleiding van twee nieuwe medewerkers is een investering; drie uur per week aan systeembeheer is een lek.
3. Wie zou dit moeten doen? Veel niet-declarabele tijd zit bij de verkeerde persoon. De vraag is vaak niet of het werk moet gebeuren, maar wie het doet.

Valkuilen

• "Overig" slokt alles op. Controleer die categorie elk kwartaal; groeit hij, dan mist u een categorie of zijn de definities onduidelijk.
• Achteraf invullen. Aan het eind van de week ingevulde niet-declarabele tijd is een schatting met een sterke neiging tot afronden naar beneden.
• Categorieën die per persoon anders worden uitgelegd. Eén zin uitleg per categorie in het kantoorhandboek lost dit op; zonder die zin meet u vijf verschillende dingen.
• Cijfers gebruiken in beoordelingen voordat de registratie stabiel is. Doet u dat, dan is de eerstvolgende meting onbetrouwbaar en komt hij nooit meer goed.

Veelgestelde vragen

Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch of fiscaal advies; controleer de actuele regels en stem af met uw accountant of de NOvA.

Lees ook

• Declarabiliteit berekenen
• Realisatiepercentage
• Intervisie en kwaliteitstoetsen
• Rapportages in LegalTime