Kort samengevat: declarabiliteit is de verhouding tussen declarabel geregistreerde uren en beschikbare uren. Het is een registratiecijfer, geen omzetcijfer. Dit artikel gaat uitsluitend over de definitie, de formule, de meetmethode en de meetfouten die het cijfer onbruikbaar maken. Voor tactieken om het te verhogen verwijzen we naar declarabele uren verhogen; voor normen en benchmarks naar urennorm en realisatie.
De definitie: teller en noemer
Declarabiliteit meet welk deel van de tijd die iemand beschikbaar had voor werk, is vastgelegd als declarabele tijd. De teller is helder: alle uren die op een zaak zijn geregistreerd met de status declarabel. De noemer is waar bijna alle discussies ontstaan.
Merk op dat de teller gaat over geregistreerd, niet over gefactureerd. Een uur dat u schrijft en later afboekt telt nog steeds mee in de declarabiliteit. Dat is geen weeffout maar de bedoeling: u meet hier de inzet, niet de opbrengst. De opbrengstkant meet u met het realisatiepercentage.
Wat zijn beschikbare uren?
Beschikbare uren zijn de contractuele werkuren van een periode, verminderd met de tijd waarin iemand aantoonbaar niet beschikbaar was. In de praktijk hanteren kantoren twee varianten:
- Bruto-noemer: alle contractuele uren, inclusief vakantie en ziekte. Het percentage is lager en fluctueert sterk met verlofpatronen.
- Netto-noemer: contractuele uren minus vakantie, feestdagen en ziekte. Dit is de variant die de meeste kantoren gebruiken, omdat het cijfer dan iets zegt over de gewerkte tijd en niet over de vakantieplanning.
Wij adviseren de netto-variant, met één harde voorwaarde: leg de definitie schriftelijk vast en wijzig hem niet gedurende een boekjaar. Een cijfer dat halverwege van definitie verandert, is voor trendanalyse waardeloos.
De behandeling van de grensgevallen
| Categorie | Teller (declarabel) | Noemer (beschikbaar) |
|---|---|---|
| Werk op een zaak, declarabel | Ja | Ja |
| Werk op een zaak, niet-declarabel gezet | Nee | Ja |
| Acquisitie, pitches, netwerk | Nee | Ja |
| Interne tijd: overleg, bestuur, administratie | Nee | Ja |
| Opleiding en intervisie | Nee | Ja (aanbevolen) |
| Pro bono en toevoegingswerk | Apart labelen | Ja |
| Vakantie, feestdagen, ziekte | Nee | Nee (netto-variant) |
Opleiding en intervisie in de noemer laten is een bewuste keuze: die tijd is verplicht en voorspelbaar, en door hem zichtbaar te houden voorkomt u dat een jaar met veel opleiding er als een slecht jaar uitziet zonder dat iemand weet waarom. Wel is het verstandig om de opleidingsuren als aparte categorie te kunnen uitdraaien, zodat u het effect kunt isoleren.
De formule
De basisberekening is:
Declarabiliteit = declarabel geregistreerde uren ÷ beschikbare uren × 100%
Voor een team telt u teller en noemer op over alle fee earners. Reken nooit met het gemiddelde van individuele percentages: dan weegt een parttimer even zwaar als een fulltimer en krijgt u een cijfer dat nergens naar verwijst.
Rekenvoorbeeld (fictieve cijfers, uitsluitend ter illustratie)
Neem één fee earner in een maand met 20 werkbare dagen van 8 uur, dus 160 contractuele uren. Deze medewerker had 2 vakantiedagen (16 uur) en 1 ziektedag (8 uur). De netto-noemer is dan 160 − 24 = 136 uur.
In die maand is geregistreerd: 92 uur declarabel op zaken, 11 uur niet-declarabel zaakwerk, 9 uur intern overleg, 7 uur acquisitie, 6 uur opleiding. Totaal geregistreerd: 125 uur. De declarabiliteit is 92 ÷ 136 = 67,6%.
Let op de 11 uur die niet is verantwoord: 136 beschikbaar tegenover 125 geregistreerd. Dat gat is geen vrije tijd, het is ontbrekende registratie. In veruit de meeste gevallen zit daar declarabel werk in. Zolang dat gat bestaat, is uw declarabiliteitscijfer een ondergrens en geen meting.
Voor een team van vijf fee earners in dezelfde maand, met opgeteld 640 beschikbare uren en 401 declarabel geregistreerde uren, komt u op 62,7%. Dat teamcijfer zegt weinig zonder de onderliggende spreiding: één persoon op 40% en één op 85% geven hetzelfde gemiddelde als vijf personen rond de 63%, maar vragen om een compleet ander gesprek.
Meten per rol, praktijkgroep en periode
Per rol
Partners, senior medewerkers, medewerkers en stagiairs hebben structureel verschillende niet-declarabele verplichtingen. Een partner met acquisitie-, bestuurs- en begeleidingstaken en een stagiair met een opleidingsverplichting horen niet in dezelfde tabel zonder rolkolom. Meet daarom altijd per rol en vergelijk alleen binnen een rol.
Per praktijkgroep
Een insolventiepraktijk met veel administratieve verplichtingen en een ondernemingsrechtpraktijk met lange projectmatige dossiers hebben andere structurele niveaus. Zonder uitsplitsing naar praktijkgroep verklaart u verschillen ten onrechte als gedrag.
Per periode
Meet per maand, maar stuur op het voortschrijdend kwartaal. Maandcijfers worden vertekend door vakantieperiodes, zittingsplanning en de kalender zelf: een maand met 19 werkbare dagen en een maand met 23 werkbare dagen zijn niet vergelijkbaar zonder normalisatie naar de noemer. Precies daarom werkt een percentage beter dan een absoluut urenaantal.
De vijf meetfouten die het cijfer onbruikbaar maken
- Niet-geregistreerde uren. Verreweg de grootste. Als 10 tot 15 procent van de gewerkte tijd nergens staat, meet u vooral het registratiegedrag van uw mensen. Kijk daarom altijd eerst naar de verantwoordingsgraad: geregistreerde uren gedeeld door beschikbare uren. Is die niet dicht bij 100 procent, dan is elk gesprek over declarabiliteit voorbarig.
- Wisselende definities. Als de ene praktijkgroep opleiding uit de noemer haalt en de andere niet, of als reistijd bij de ene fee earner declarabel is en bij de andere niet, vergelijkt u niets. Eén definitie, vastgelegd, sitewide afgedwongen in het systeem.
- Maandgrenzen. Uren die op 2 oktober worden ingevoerd over werk van 29 september horen in september. Registreert uw systeem op invoerdatum in plaats van werkdatum, dan verschuift u structureel omzet over de maandgrens en zijn maandcijfers systematisch scheef.
- Correcties achteraf. Wordt een uur drie weken later van declarabel naar niet-declarabel gezet, herrekent u dan de oorspronkelijke maand of niet? Beide antwoorden zijn verdedigbaar, maar u moet er één kiezen. Herrekenen geeft de juiste historie maar laat eerder gerapporteerde cijfers bewegen; niet herrekenen houdt rapportages stabiel maar wijkt af van de werkelijkheid.
- Ontbrekende of foutieve noemer. Parttime contracten, iemand die halverwege de maand in dienst komt, ouderschapsverlof, een langdurig zieke: als het contractuele urenaantal niet per persoon per periode klopt, is het percentage onzin, hoe zuiver de teller ook is.
Inrichten in een dashboard
Een bruikbaar declarabiliteitsdashboard toont per fee earner en per week minimaal vier getallen: beschikbare uren, geregistreerde uren, declarabele uren en het resulterende percentage — met daarnaast de rol en het voortschrijdend kwartaalgemiddelde. De verantwoordingsgraad hoort er als aparte kolom naast, want die bepaalt of de rest betekenis heeft.
Belangrijk is wat u er níét in zet: een ranglijst. Een publieke rangorde op één percentage leidt binnen een kwartaal tot cijferoptimalisatie in plaats van betere registratie. Het cijfer verbetert dan wel, de onderliggende werkelijkheid niet.
Bespreek het cijfer wekelijks in vijf minuten en met één vraag: staat alles wat gewerkt is erin? Pas als het antwoord ja is, is een gesprek over het niveau zinvol — en dan is het meestal geen gesprek over inzet maar over zaakmix, bezetting of doorbelasting.
Declarabiliteit versus realisatie: twee verschillende problemen
Deze twee cijfers wijzen naar verschillende oorzaken en verschillende oplossingen.
| Declarabiliteit | Realisatie | |
|---|---|---|
| Meet | Registratie van tijd | Inning van waarde |
| Noemer | Beschikbare uren | Geregistreerde waarde |
| Daalt door | Interne tijd, leegloop, slechte registratie | Afboekingen, kortingen, betwiste facturen |
| Oplossing | Registratieproces en bezetting | Prijsafspraken, scope, specificatie |
Beide zijn nodig. Hoge declarabiliteit met lage realisatie betekent dat u hard werkt aan zaken die u niet verkocht krijgt. Lage declarabiliteit met hoge realisatie betekent dat u goed verkoopt wat u doet, maar te weinig doet. Stuur nooit op één van de twee alleen.
Hoe LegalTime dit ondersteunt
De meeste declarabiliteitsproblemen zijn registratieproblemen, en registratieproblemen los je niet op met een herinnering. LegalTime vult het gat tussen beschikbare en geregistreerde uren door tijdregels voor te stellen op basis van agenda-afspraken, e-mail en documentactiviteit. De fee earner bevestigt of past aan — de AI stelt voor, de advocaat beslist altijd, en elke bevestiging staat in de audit-trail. Dat levert een hogere verantwoordingsgraad op zonder dat iemand anders gaat werken.
In de rapportages staan declarabiliteit en verantwoordingsgraad naast elkaar, per rol, per praktijkgroep en per periode, op werkdatum in plaats van invoerdatum. Correctiebeleid en definitie legt u één keer vast, waarna het systeem het afdwingt in plaats van dat elke fee earner zijn eigen interpretatie hanteert.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen declarabiliteit en realisatie?
Declarabiliteit gaat over registreren: welk deel van de beschikbare tijd is als declarabel vastgelegd. Realisatie gaat over innen: welk deel van de geregistreerde waarde is uiteindelijk gefactureerd en betaald. U kunt een hoge declarabiliteit hebben en toch een slechte realisatie, bijvoorbeeld door structurele afboekingen.
Telt acquisitietijd mee als beschikbare uren?
In de meest gebruikte definitie wel: acquisitie is werktijd die niet declarabel is en hoort dus in de noemer, niet in de teller. Kiest u ervoor acquisitie buiten de noemer te houden, dan stijgt uw percentage optisch. Dat mag, mits u die keuze vastlegt en niet halverwege het jaar wijzigt.
Welk percentage is goed?
Dat hangt af van rol, praktijkgebied en kantoorinrichting; een partner met veel acquisitie- en bestuurstaken hoort lager te zitten dan een senior medewerker. Normstelling en benchmarking vallen buiten dit artikel — zie het artikel over urennorm en realisatie voor die discussie.
Hoe vaak moet ik declarabiliteit meten?
Wekelijks als signaal, per maand en per kwartaal als stuurcijfer. Een weekcijfer is te volatiel om conclusies aan te verbinden, maar wel het juiste ritme om ontbrekende registratie op te merken zolang de week nog te reconstrueren is.
Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch of fiscaal advies; controleer de actuele regels en stem af met uw accountant of de NOvA.
Lees ook
Zelf ervaren hoe LegalTime uw kantoor helpt?