Kort samengevat: meerwerk wordt niet declarabel doordat u het onder een andere activiteit boekt. U moet kunnen aanwijzen wat buiten de afgesproken opdracht valt, welke gevolgen dat heeft en welke aanvullende afspraak de cliënt heeft aanvaard. Richt het kantoorproces daarom in rond het moment dat de opdracht verandert, niet rond de controle van de einddeclaratie.
Herken het verschil tussen uitloop en scope creep
Uitloop betekent dat de afgesproken werkzaamheden meer tijd kosten dan voorzien. Scope creep betekent dat de opdracht inhoudelijk groeit, vaak via afzonderlijke verzoeken die ieder klein lijken. Een extra gesprek om een bestaande analyse toe te lichten kan binnen de opdracht passen. Het beoordelen van een nieuw contract of het behandelen van een aanvullende tegenvordering kan juist een nieuwe prestatie zijn. De formulering van de opdracht bepaalt welke beoordeling nodig is.
Dat onderscheid voorkomt dat u uw eigen begrotingsrisico zonder gesprek bij de cliënt neerlegt. Bij een vaste prijs is een te optimistische interne tijdsinschatting niet vanzelf een grond voor een extra declaratie. Bij een uurtarief kan de cliënt nog steeds een gerechtvaardigde verwachting hebben over budget en omvang. Leg de uitgangspunten helder vast in de opdrachtbevestiging.
Signalen die om een gesprek vragen
| Verandering | Vraag aan het dossierteam | Vast te leggen gevolg |
|---|---|---|
| Nieuwe partijen of documenten | Was onderzoek hiernaar onderdeel van de opdracht? | Extra onderzoekswerk en benodigde informatie. |
| Een extra procedurele stap | Valt die stap binnen de afgesproken fase? | Nieuwe prestatie, planning en prijsgrondslag. |
| Andere gewenste uitkomst | Moet de aanpak daardoor worden herzien? | Wat blijft staan en wat wordt vervangen. |
| Herhaald verzoek om varianten | Hoeveel beoordeling of herziening was inbegrepen? | Grenzen aan aanvullende versies en overleg. |
| Werk na een afgeronde mijlpaal | Is dit nazorg of een nieuwe opdracht? | Een afzonderlijk akkoord indien nodig. |
Een signaal is nog geen oordeel dat de cliënt moet bijbetalen. Het is een reden om de oorspronkelijke afspraak te vergelijken met het nieuwe verzoek. Laat een junior of paralegal dit niet zelfstandig oplossen door de omschrijving op de tijdregel aan te passen. De verantwoordelijke advocaat beslist over de afbakening en het cliëntgesprek.
Maak de oorspronkelijke scope controleerbaar
Een omschrijving als “bijstand in het geschil” biedt nauwelijks houvast. Benoem liever welke documenten u beoordeelt, welke fase u begeleidt, welke uitkomst u oplevert en welke werkzaamheden niet zijn inbegrepen. Schrijf ook op welke informatie de cliënt aanlevert. Dat maakt zichtbaar of een later verzoek echt nieuw is of slechts invulling geeft aan een al toegezegde prestatie.
Gebruik de scope als gespreksonderwerp, niet als uitsluitingslijst die pas bij onenigheid tevoorschijn komt. Vraag de cliënt wat hij onder de opdracht verstaat. Als de verwachtingen uiteenlopen, is dat het moment om de formulering aan te passen. De office manager bewaart de definitieve versie op de plek waar het dossierteam de prijs- en budgetafspraken raadpleegt.
Van nieuw verzoek naar aanvullend akkoord
- Leg het verzoek vast. Noteer wat de cliënt vraagt en op welke datum. Bewaar de relevante communicatie, zodat de aanleiding herkenbaar blijft.
- Vergelijk met de opdracht. Benoem welke prestatie nieuw is of welke uitgangsvoorwaarde verandert. Verwijs naar de inhoud van de afspraak, niet alleen naar een intern budget.
- Bepaal de gevolgen. Beschrijf werk, prijsgrondslag, planning en eventuele afhankelijkheden. Geef aan of de inschatting onzeker is en wanneer u die opnieuw beoordeelt.
- Bespreek alternatieven. De cliënt kan kiezen voor minder uitgebreid onderzoek, een andere volgorde of uitstel van een onderdeel. Maak de gevolgen van die keuze begrijpelijk.
- Bevestig het akkoord. Leg vast wat aanvullend wordt uitgevoerd, wat buiten de afspraak blijft en wie namens de cliënt instemt. Controleer of die persoon daartoe bevoegd is.
- Verwerk de afspraak in het project. Pas scope, fase en budgetgegevens aan zonder de vorige versie te wissen. Het dossierteam moet de nieuwe grens kunnen terugvinden.
- Controleer de specificatie. Laat de uiteindelijke tijdregels en declaratie aansluiten op het aanvullende werk. Een duidelijke afspraak verliest waarde als de factuur daarna onbegrijpelijk blijft.
Uurtarief, fixed fee en capped fee verschillen
Bij een uurtarief ligt de aandacht op omvang, verwachting en bevoegd akkoord. U moet nog steeds uitleggen waarom extra werkzaamheden nodig zijn, zeker als een eerder besproken raming verandert. Beschrijf of die raming een indicatie was en wat u afspreekt wanneer de omstandigheden afwijken. Vermijd een formulering die een harde toezegging lijkt maar intern alleen als schatting wordt behandeld.
Bij een fixed fee koopt de cliënt een afgebakende prestatie. Leg aanvullend werk als afzonderlijke prestatie vast, inclusief de nieuwe prijsgrondslag. Bij een capped fee geldt een plafond voor de overeengekomen scope; een melding dat het plafond nadert verhoogt dat plafond niet. Bespreek de uitbreiding en een eventuele gewijzigde afspraak afzonderlijk. Zie capped fee en urenbudget bewaken voor de bewaking tijdens uitvoering.
Bij een retainer kan een verzoek binnen de beschikbare capaciteit vallen, maar buiten het inhoudelijke bereik van de afspraak liggen. Andersom kan het afgesproken soort werk wel passen terwijl de beschikbare capaciteit is benut. Houd beide vragen uit elkaar. Het artikel over prijsmodellen behandelt de keuze tussen modellen; hier staat de wijziging binnen een lopende opdracht centraal.
Praktijksituatie: aanvullend onderzoek in een transactie
Als fictieve praktijksituatie beoordeelt een kantoor een afgebakende set contracten voor een cliënt. Tijdens de uitvoering vraagt de cliënt ook om onderzoek naar een andere vennootschap en gesprekken met een aanvullende adviseur. De behandelaar benoemt dat deze werkzaamheden niet in de oorspronkelijke documentenlijst stonden. Hij beschrijft het gewenste resultaat en vraagt een aanvullend akkoord voordat het team eraan begint.
De administratie houdt de aanvullende fase herkenbaar, maar maakt er niet zonder noodzaak een los dossier van. Op de declaratie zijn het oorspronkelijke onderzoek en het aanvullende werk te onderscheiden. Zo ziet de cliënt niet alleen dat er meer uren zijn gemaakt, maar ook welke gewijzigde vraag die uren heeft veroorzaakt. Dit voorbeeld bevat geen tarief of termijn: die moeten uit de werkelijke cliëntafspraak komen.
Wat als handelen niet kan wachten?
Een urgente situatie kan vragen om onmiddellijke beoordeling om cliëntbelangen te beschermen. Dat neemt de noodzaak van duidelijke communicatie niet weg. Leg vast waarom wachten niet verantwoord leek, welke bestaande instructie relevant was en wanneer u contact heeft gezocht. Beoordeel de declaratie vervolgens op basis van de opdracht en de actuele beroepsregels. Presenteer urgentie niet als automatische vrijbrief voor iedere extra post.
Is aanvullend werk al uitgevoerd zonder voldoende afspraak, bespreek dat dan openlijk. Reconstrueer het verloop zonder achteraf een toestemming te suggereren. Een eventuele commerciële oplossing krijgt een herkenbare reden. Bespreek ook intern waarom het signaal te laat kwam: ontbrak de scope, wist het team niet wie mocht beslissen of werd een budgetmelding genegeerd?
Registratie en LegalTime
Leg in LegalTime het projecttype en de relevante tariefafspraken vast. Een projectspecifieke tariefafspraak gaat boven het standaardtarief van de fee earner. Houd oorspronkelijke en aanvullende werkzaamheden herkenbaar in de registratie; herschrijf gedeclareerde tijdregels niet om een latere afspraak passend te maken. Een gedeclareerd bedrag blijft vast en wijzigingen moeten traceerbaar zijn.
AI kan ondersteunen bij voorstellen voor tijdregistratie, maar bepaalt niet of het extra werk contractueel mag worden gedeclareerd: de advocaat bevestigt altijd. Combineer die controle met een begrijpelijke factuuromschrijving. Het doel is dat een collega en de cliënt de overgang van verzoek naar afspraak naar declaratie kunnen volgen, zonder een afzonderlijke schaduwadministratie.
Veelgestelde vragen
Is iedere extra bestede uur meerwerk?
Nee. Meer tijd voor dezelfde afgesproken prestatie kan een eigen begrotingsfout of uitvoeringsrisico zijn. Meerwerk gaat om een verandering of uitbreiding van de opdracht die u concreet kunt aanwijzen. Beoordeel daarbij steeds de prijsafspraak en wat aan de cliënt is toegezegd.
Wat doe ik als de cliënt telefonisch akkoord geeft?
Bevestig dezelfde afspraak schriftelijk en vraag om bevestiging waar dat nodig is. Beschrijf het extra werk, de prijsgrondslag, de gevolgen voor planning en budget en eventuele uitsluitingen. Een notitie dat de cliënt is gebeld is geen volledige vastlegging van de gewijzigde opdracht.
Kan een budgetsignaal de aanvullende afspraak vervangen?
Nee. Een intern signaal helpt u het gesprek op tijd te voeren. Het maakt werkzaamheden niet vanzelf declarabel en verandert geen afgesproken plafond. De verantwoordelijke advocaat moet de wijziging met de cliënt bespreken en het akkoord herkenbaar vastleggen.
Hoe behandel ik meerwerk dat al is uitgevoerd?
Leg vast wat er gebeurde en welke communicatie eraan voorafging. Bespreek de situatie eerlijk met de cliënt en beoordeel op basis van de bestaande afspraak of declareren verdedigbaar is. Maak geen achteraf gedateerd akkoord en verberg de post niet in andere tijdregels.
Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch of fiscaal advies; controleer de actuele regels en stem af met uw accountant of de NOvA.
Lees ook
Zelf ervaren hoe LegalTime uw kantoor helpt?