Capped fee: urenbudget bewaken zonder verlies

Kort samengevat: een capped fee is een uurtarief met een plafond: de cliënt betaalt de werkelijk bestede uren, maar nooit meer dan het afgesproken maximum. Het is de meest gevraagde tussenvorm geworden omdat het voorspelbaarheid geeft zonder de risico's van een volledig vaste prijs. De valkuil is simpel en duur: een cap zónder bewaking is een gegarandeerde afboeking. Dit artikel gaat over het bepalen van het budget, het inrichten van de bewakingscyclus, het meerwerkgesprek, en de doorwerking in onderhanden werk en realisatie.

Wat een capped fee is — en wat hij niet is

Bij een capped fee registreert u zoals altijd op uren en tarief, maar factureert u nooit boven het overeengekomen maximum. Blijft u eronder, dan betaalt de cliënt minder. Gaat u erover, dan is dat uw risico, tenzij u meerwerk heeft afgesproken.

Het verschil met de andere modellen kort: bij een fixed fee ligt het bedrag vast, ongeacht de bestede tijd, en zit het risico én de winst volledig bij u. Bij een estimate geeft u een inschatting zonder harde binding — juridisch vrijblijvender, in de perceptie van de cliënt vaak niet. De capped fee zit ertussenin: de cliënt betaalt niet meer dan nodig, maar weet zijn maximum. Voor de bredere afweging tussen modellen: zie uurtje-factuurtje vs fixed fee vs abonnement.

Het gevaar: een cap zonder bewaking

Op het moment dat u de cap afspreekt, heeft u een verplichting gecreëerd waar niemand op stuurt. De uren lopen, de zaak ontwikkelt zich, en het moment waarop u ontdekt dat het budget op is, is doorgaans het moment waarop de declaratie wordt opgemaakt. Dan is er niets meer te bespreken: het werk is gedaan, de cliënt heeft niets kunnen kiezen, en afboeken is de enige uitkomst die de relatie heel houdt.

Elke afboeking op een capped-fee-zaak is dus een bewakingsfout, geen prijsfout. Het budget mag te laag zijn geweest — dat is een leerpunt voor de volgende offerte — maar het echte verlies ontstaat doordat niemand op tijd zag dat het misging.

Een realistisch budget bepalen

Knip de zaak in fasen. Intake en advies, onderhandeling, opstellen stukken, procedure. Een budget per fase is beter te schatten dan één bedrag voor een onbekend traject.
Gebruik historische zaken als referentie. Niet uw gevoel, maar de werkelijk geschreven uren op vergelijkbare afgeronde dossiers. Dat is precies waar uw urenhistorie waardevol wordt.
Schrijf uw aannames op. Aantal betrokken partijen, omvang van het dossier, aantal onderhandelingsrondes, medewerking van de wederpartij. Verandert een aanname, dan heeft u een gespreksopening.
Benoem uitsluitingen expliciet. Procedure na mislukte schikking, hoger beroep, kort geding, inschakelen van deskundigen, en verschotten.
Reken met de mix, niet met één tarief. Als een deel van het werk door een medewerker wordt gedaan, verwerk dat in het budget — anders klopt uw kostenkant niet.

Een rekenvoorbeeld, uitdrukkelijk ter illustratie en geen benchmark: stel dat u een adviestraject inschat op 30 uur, waarvan 18 uur door een partner tegen € 250 en 12 uur door een medewerker tegen € 160. Dat is € 6.420. Kiest u een cap van € 6.500, dan heeft u vrijwel geen marge voor tegenvallers. Dat is een keuze — maar dan wel een bewuste.

Wat er in de opdrachtbevestiging hoort

De scope, in werkzaamheden en niet in vage termen.
De uitsluitingen, expliciet opgesomd.
Het maximum, en of dat per fase of voor het geheel geldt.
Of verschotten binnen of buiten de cap vallen (aanbevolen: buiten).
Wat er gebeurt bij dreigende overschrijding: wanneer meldt u, en wat zijn de opties.
Wie namens de cliënt meerwerk mag goedkeuren, en in welke vorm.
Of niet-benutte ruimte onder de cap vervalt (dat is bij een cap per definitie zo, maar zeg het).

De exacte formulering moet stroken met uw eigen algemene voorwaarden en met de gedragsregels van de NOvA en de Verordening op de advocatuur; raadpleeg de actuele tekst en toelichting daarvan voor uw situatie en laat uw modeltekst één keer goed opstellen in plaats van per zaak te improviseren.

De bewakingscyclus

Bewaking is geen alertje, het is een routine met vier onderdelen.

Drempelwaarden

Een gangbare werkwijze — geen norm — is signaleren bij 50, 75 en 90 procent van het budget. Bij 50 procent is het een geruststelling of een eerste waarschuwing, bij 75 procent is het een agendapunt, bij 90 procent is het een gesprek met de cliënt. Een signaal bij 100 procent is per definitie te laat: dan is het geld op en het werk gedaan.

Wekelijkse review

Eén vast moment per week waarop alle capped-fee-zaken langskomen met hun stand. Vijf minuten per zaak volstaat; het gaat om het zien, niet om het bespreken.

Wie krijgt het signaal

De dossierverantwoordelijke, niet alleen de administratie. Een melding die bij iemand landt die de zaak niet kan beïnvloeden, verandert niets. Laat de office manager wel meekijken op het totaaloverzicht.

Wat u meet

Niet alleen het bestede percentage, maar het bestede percentage afgezet tegen de voortgang. 60 procent van het budget bij 80 procent van het werk is prima; 60 procent bij 30 procent van het werk is een alarm.

Het meerwerkgesprek: voeren op 70 procent

Het beste moment voor het meerwerkgesprek is ruim vóór de overschrijding, wanneer de cliënt nog kan kiezen. Wacht u tot het budget op is, dan vraagt u niet om een beslissing maar om geld voor werk dat al gedaan is.

Een script dat werkt:

"We hebben nu ongeveer zeventig procent van het afgesproken maximum besteed. Op basis van waar we staan verwacht ik dat het resterende budget niet volstaat om ook de onderhandelingsfase af te ronden, vooral omdat er een derde partij is bijgekomen die we bij de offerte niet kenden. Ik zie drie opties: we beperken de scope tot wat binnen het budget past, we verhogen het maximum met een bedrag dat ik onderbouw, of we ronden af na deze fase en beslissen dan opnieuw. Wat heeft uw voorkeur?"

Drie elementen maken dit gesprek makkelijk: een concreet percentage, een aanwijsbare oorzaak die aan een aanname raakt, en keuzemogelijkheden in plaats van een rekening. Bevestig de uitkomst schriftelijk, altijd.

Doorwerking in onderhanden werk en realisatie

Capped-fee-zaken vervuilen uw stuurcijfers als u ze behandelt als gewone uurzaken. Twee correcties:

Onderhanden werk. Waardeer nooit hoger dan het nog niet gedeclareerde deel van de cap. Uren daarboven zijn een verwachte afboeking, geen vordering. Zie onderhanden werk berekenen en verlagen.
Realisatie. Meet uw realisatiepercentage apart voor capped-fee-zaken. Zit dat structureel lager, dan zijn uw budgetten te krap of uw bewaking te laat — en dat is bruikbare stuurinformatie voor de volgende offerteronde.

Afboeken of doorbelasten: maak het een beslissing

Op de meeste kantoren wordt niet besloten om af te boeken; het gebeurt gewoon, tijdens het opmaken van de declaratie, door degene die de factuur klaarzet. Maak er een expliciet moment van: wie boekt af, vanaf welk bedrag is een tweede handtekening nodig, en wordt de reden vastgelegd? Alleen met een reden per afboeking kunt u er over een jaar iets van leren — te krap begroot, scope gegroeid, inefficiënt gewerkt, of bewust geïnvesteerd in de relatie.

Checklist: capped fee-zaak inrichten in tien stappen

Knip de zaak in fasen en bepaal per fase een urenbudget.
Onderbouw het budget met vergelijkbare afgeronde dossiers, niet met gevoel.
Reken met de werkelijke mix van tarieven, inclusief medewerkersuren.
Schrijf de aannames en uitsluitingen op en deel ze met de cliënt.
Leg de cap, het overschrijdingsscenario en de goedkeurder van meerwerk vast in de opdrachtbevestiging.
Houd verschotten expliciet buiten de cap.
Registreer de zaak in uw systeem als capped fee met het budget als veld, niet als aantekening.
Zet drempelsignalen op 50, 75 en 90 procent, gericht aan de dossierverantwoordelijke.
Bespreek alle capped-fee-zaken wekelijks, en voer het meerwerkgesprek rond 70 procent.
Leg bij afsluiting de eventuele afboeking met reden vast en gebruik die bij de volgende offerte.

Hoe LegalTime dit ondersteunt

In LegalTime legt u per project een projecttype en een budget vast, zodat een capped-fee-zaak zich anders gedraagt dan een gewone uurzaak. De urenstand loopt live mee tegen dat budget, inclusief nog niet gedeclareerde uren, en drempelsignalen gaan naar de dossierverantwoordelijke in plaats van in een maandrapport te verdwijnen. In de rapportages ziet u per zaak, per fee earner en per praktijkgebied hoe capped-fee-zaken zich verhouden tot budget, en welke afboekingen er zijn gedaan met welke reden.

Het uitgangspunt blijft hetzelfde als bij de rest van het systeem: de software signaleert en stelt voor, de partner beslist. Er wordt niets automatisch afgeboekt, niets automatisch verhoogd, en elke beslissing is terug te vinden in de audit-trail.

Veelgestelde vragen

Wat als de cap wordt overschreden en de cliënt weigert meerwerk?

Dan valt u terug op wat in de opdrachtbevestiging staat. Is daar niets over geregeld, dan is de praktische uitkomst meestal dat u afboekt. Precies daarom hoort het overschrijdingsscenario vooraf schriftelijk vast te liggen, samen met de vraag wie meerwerk mag goedkeuren.

Geldt de cap inclusief verschotten?

Alleen als u dat zo afspreekt. Gebruikelijk — en verstandig — is om verschotten expliciet buiten de cap te houden, omdat u ze niet zelf in de hand heeft. Zet dat letterlijk in de opdrachtbevestiging in plaats van het als vanzelfsprekend te beschouwen.

Kan ik een cap per fase afspreken?

Ja, en dat is vaak de betere vorm. Een cap per fase — bijvoorbeeld intake en advies, onderhandeling, procedure — geeft de cliënt voorspelbaarheid per stap en geeft u een natuurlijk moment om de scope opnieuw te bespreken voordat u de volgende fase in gaat.

Hoe verwerk ik een cap in de onderhanden-werkpositie?

Waardeer onderhanden werk in een capped-fee-zaak niet hoger dan het nog niet gedeclareerde deel van de cap. Uren boven de cap zijn geen vordering maar een verwachte afboeking; ze meenemen tegen vol tarief maakt uw WIP-cijfer optisch mooier en feitelijk onjuist.

Lees ook

Zelf ervaren hoe LegalTime uw kantoor helpt?

Plan een demo Bekijk prijzen

Capped fee en urenbudget bewaken zonder afboekingen