Kort samengevat: hoe vaak u declareert, bepaalt hoeveel werk er onderhanden blijft, hoe snel u betaald wordt en hoe vaak een cliënt schrikt van een factuur. Veel kantoren hebben geen bewust gekozen ritme; ze declareren "als het uitkomt". Een vaste cyclus met een duidelijke eigenaar per stap levert in de praktijk meer op dan welke incassomaatregel ook.
Waarom het ritme een financiële keuze is
Tussen het moment dat een advocaat werk verricht en het moment dat het geld op de rekening staat, zitten twee wachttijden: de tijd tot declaratie en de tijd tot betaling. Aan de tweede besteden kantoren veel aandacht, met aanmaningen en betalingstermijnen. De eerste is vaak groter en volledig in eigen hand. Werk dat drie maanden onderhanden blijft, is drie maanden voorgefinancierd door het kantoor.
Daarnaast speelt de cliëntbeleving. Een declaratie over drie maanden werk is groter, lastiger te controleren en roept vaker vragen op dan drie kleinere declaraties. Hoe groter de verrassing, hoe groter de kans op discussie; zie ook declaratie afgewezen of betwist.
Drie gangbare ritmes vergeleken
| Ritme | Past bij | Voordeel | Risico |
|---|---|---|---|
| Maandelijks | Lopende dossiers op uurbasis | Voorspelbaar, weinig onderhanden werk, kleine bedragen | Administratieve last bij veel kleine dossiers |
| Per fase of mijlpaal | Procedures, transacties, fixed fee per fase | Sluit aan bij de waarde die de cliënt ervaart | Fases lopen uit, werk blijft lang onderhanden |
| Bij afronding | Korte, afgebakende opdrachten | Eén declaratie, eenvoudig | Bij uitloop groeit het onderhanden werk ongemerkt |
Een combinatie is gebruikelijk: maandelijks als standaard, met uitzonderingen per dossier die bewust in het systeem zijn vastgelegd. Het probleem ontstaat niet door de keuze, maar door het ontbreken ervan.
Het ritme vastleggen bij de start
Het declaratieritme hoort in de opdrachtbevestiging. Een formulering als "Wij declareren maandelijks achteraf op basis van de verrichte werkzaamheden, met een specificatie per handeling" voorkomt later discussie over het moment en de vorm van de declaratie. Bij een voorschot of depot legt u vast hoe dat met de periodieke declaraties wordt verrekend; zie voorschot en depotnota.
De maandelijkse declaratiecyclus in zeven stappen
- Afsluiten van de periode. Alle fee earners ronden hun tijdregels over de afgelopen maand af, uiterlijk op een vaste werkdag na maandeinde.
- Concepten genereren. Per dossier een conceptdeclaratie op basis van de goedgekeurde tijdregels en verschotten.
- Controle door de behandelaar. De verantwoordelijke advocaat leest het concept als cliënt: kloppen omschrijvingen, zijn er dubbele regels, past het bedrag bij de verwachting?
- Beslissing over afboekingen. Kleine correcties door de behandelaar; afboekingen boven een afgesproken drempel via een partner. Leg de reden vast.
- Definitief maken en verzenden. Na definitief maken liggen de bedragen vast. Correcties daarna lopen via een creditnota, nooit via stil aanpassen.
- Uitzonderingen registreren. Dossiers die bewust niet gedeclareerd worden (onder de ondergrens, fase nog niet afgerond) krijgen een zichtbare reden.
- Nabespreking. Kort overzicht in het kantooroverleg: wat is gedeclareerd, wat staat nog open en waarom.
Fictief rekenvoorbeeld ter illustratie
Een kantoor met acht fee earners declareert grotendeels bij afronding. Stel dat er fictief gemiddeld zes weken werk onderhanden staat. Door over te stappen op maandelijks declareren daalt die gemiddelde looptijd fictief naar drie à vier weken. Het verschil — enkele weken omzet — komt eenmalig vrij als liquiditeit en blijft daarna structureel minder voorgefinancierd. De echte omvang hangt af van uw omzet, praktijkmix en huidige onderhanden werk; bereken uw eigen uitgangssituatie met de methode in onderhanden werk berekenen en verlagen.
Veelvoorkomende knelpunten
- De behandelaar controleert niet op tijd. Oplossing: een vaste controledag in de agenda, en concepten die na een afgesproken termijn automatisch naar de administratie gaan voor opvolging.
- Uren zijn niet afgesloten. Zonder volledige tijdregistratie op maandeinde heeft een maandritme geen zin. Een vaste weekafsluiting maakt de maandafsluiting eenvoudig.
- Te veel kleine declaraties. Gebruik een ondergrens; kleine bedragen schuiven door naar de volgende periode.
- Afboekingen zonder reden. Dan leert het kantoor er niets van. Registreer altijd een reden, zodat patronen zichtbaar worden.
Samenhang met betaling en DSO
Sneller declareren is de helft van het werk; de andere helft is sneller betaald worden. Een regelmatig ritme helpt ook daar, omdat cliënten kleinere en voorspelbare bedragen doorgaans sneller betalen. Voor de betaalkant en het meten van de debiteurentermijn verwijzen we naar DSO verlagen en betalingstermijn factuur advocaat.
Hoe LegalTime dit ondersteunt
In LegalTime legt u per project het declaratieritme en het projecttype vast (time and material, fixed fee, capped fee, retainer). Conceptdeclaraties worden per periode klaargezet op basis van goedgekeurde tijdregels, de behandelaar controleert en keurt goed, en zodra een tijdregel is gedeclareerd ligt het bedrag vast. Afboekingen krijgen een reden en elke wijziging staat in de audit-trail. Zie declareren voor de werking.
Veelgestelde vragen
Is maandelijks declareren altijd beter?
Niet altijd. Voor lopende dossiers op uurbasis is een vast maandritme in de praktijk meestal het overzichtelijkst voor kantoor én cliënt. Bij een fixed fee of een korte, afgebakende opdracht kan declareren per fase of bij afronding logischer zijn. Het belangrijkste is dat het ritme vooraf is afgesproken en consequent wordt uitgevoerd.
Wat doe ik met kleine bedragen aan het eind van de maand?
Spreek een ondergrens af waaronder u een maand overslaat en het bedrag meeneemt naar de volgende declaratie. Leg die ondergrens vast in uw kantoorbeleid, zodat het een bewuste keuze is en geen vergeten dossier.
Wie is eigenaar van de declaratiecyclus?
Leg het eigenaarschap per stap vast: de fee earner controleert de conceptdeclaratie van zijn eigen dossiers, de office manager of administratie bewaakt de planning en verzending, en een partner beslist over afboekingen boven een afgesproken drempel.
Hoe leg ik een nieuw ritme uit aan bestaande cliënten?
Kort en zakelijk: vanaf een bepaalde datum ontvangt de cliënt maandelijks een specificatie van de verrichte werkzaamheden, zodat hij de kosten beter kan volgen. Leg het vast in de opdrachtbevestiging of een aanvulling daarop.
Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch of fiscaal advies; controleer de actuele regels en stem af met uw accountant of de NOvA.
Lees ook
Zelf ervaren hoe LegalTime uw kantoor helpt?