Overstappen van urenregistratie- en facturatiesoftware voelt vaak groter dan het is. Voor een kantoor met 3–20 fee earners is een doorlooptijd van 30 dagen realistisch, mits u de stappen in de juiste volgorde uitvoert en voor voldoende parallel draaien zorgt. Deze checklist is bruikbaar ongeacht van welk pakket u komt.
Fase 1: voorbereiding (week –4 tot –2)
- Beslis over de scope. Wat migreert wél mee: klanten, zaken (open én gesloten?), historische uren, openstaande facturen, verschotten, gebruikersaccounts. Wat niet: overweeg gearchiveerde zaken van meer dan zeven jaar oud in het oude systeem te laten staan als "historische read-only".
- Vraag een volledige export op bij uw huidige leverancier. In open formaten (CSV of Excel). Controleer of tijdregels tot op datum en fee earner behouden blijven.
- Wijs een projectverantwoordelijke aan. Bij voorkeur de office manager, met tijdbudget van 2–3 uur per week gedurende de migratieperiode.
- Communiceer intern. Kondig de overstap minstens twee weken vooraf aan bij fee earners. Vermeld waarom, wanneer en wat het van hen vraagt.
- Kies een go-live moment. De 1e van een maand is praktisch (schone factureringsperiode). Boekjaarwisseling is populair maar niet vereist.
Fase 2: datamigratie (week –2 tot –1)
- Klantgegevens importeren. Controleer op duplicaten (dezelfde klant onder verschillende namen). Corrigeer vóór import, niet erna.
- Zaken importeren met behoud van referenties. Elke zaak houdt zijn oorspronkelijke referentienummer zodat cross-referenties in stukken kloppen blijven.
- Historische tijdregels importeren. Voor rapportages en KPI-continuïteit. Zonder historische data begint uw realisatie- en bezettingsanalyse pas weer over een jaar zinvol te worden.
- Openstaande facturen en creditnota's importeren. Inclusief betaalstatus. Debiteuren-aging moet vanaf dag 1 kloppen.
- Verschotten en kostenposten koppelen aan de juiste zaken.
- Gebruikers, rollen en tarieven inrichten. Fee earner-tarieven, rollen (partner/medewerker/administratie), toegangsrechten per zaak of praktijkgroep.
- Verificatie-run. Tel geïmporteerde regels en vergelijk met het oude systeem. Willekeurige steekproef op tien zaken: klopt elk detail?
Fase 3: configuratie (week –1)
- Factuurtemplates opzetten. Kantoorhuisstijl, minimaal twee varianten: standaard en gedetailleerd.
- Peppol e-facturatie activeren. Aanvragen van deelnemer-ID kan enkele werkdagen duren; regel dit vóór go-live.
- Agenda-koppeling activeren. Outlook (Microsoft 365) vraagt tenant-goedkeuring door de systeembeheerder. Google Workspace kan per gebruiker.
- Wwft-workflow inrichten. Bepaal wie kan overrulen op risicoclassificatie, hoe de PEP-screening gekoppeld is, waar bewaring plaatsvindt.
- Rapportages en dashboards inrichten. Wie ziet wat? Partners meestal alles op kantoorniveau, fee earners hun eigen KPI's en die van hun team.
Fase 4: training (week –1 tot week +1)
- Kick-off sessie van 60 minuten voor alle fee earners. Focus op tijdschrijven en agenda-koppeling.
- Aparte sessie voor administratie/office manager. Diepgaander: facturatie, debiteurenbeheer, rapportages, gebruikersbeheer.
- Sessie voor Wwft-verantwoordelijke. Cliëntonderzoek, conflictcheck, audit-trail.
- Referentiedocument in Confluence / SharePoint. Twee A4 met de tien meestgestelde vragen.
Fase 5: parallel draaien en go-live (week 0 tot week +2)
- Parallel draaien. Twee tot vier weken beide systemen actief; nieuwe registratie in het nieuwe systeem, oude in read-only.
- Dagelijkse check gedurende de eerste week. Loggen fee earners? Kloppen suggesties uit de agenda? Zijn er blokkades?
- Eerste factuurronde. Extra controle-oog van partner of office manager. Bij grote afwijking van de vorige maand: analyseer voordat u verstuurt.
- Uitfaseren oude systeem. Na drie maanden: read-only export bewaren op afgesloten opslag. Contract oude leverancier beëindigen.
Rode vlaggen
- Leverancier van uw nieuwe systeem kan geen concrete importscenario's tonen voor uw huidige pakket. Vraag om referentie-klanten die dezelfde migratie hebben doorgemaakt.
- Historische data wordt "later" gemigreerd. In de praktijk komt "later" zelden.
- Geen parallel draai-periode voorzien. Direct overstappen is haalbaar maar risicovol; parallel draaien is de gordel.
- Onduidelijkheid over eigenaarschap van de data en exportmogelijkheden ná contractbeëindiging.
Rekenvoorbeeld: kosten en baten van een overstap
Voor een kantoor met 10 fee earners en €2,4 miljoen omzet levert een structurele stijging van 3% declarabele uren (dankzij betere registratie) circa €72.000 omzet per jaar op — een terugverdientijd van hooguit enkele maanden op de licentiekosten. Daarnaast verkort een moderne factuurcyclus de DSO doorgaans met 5–15 dagen; op een debiteurenpositie van €400.000 is dat €5.500–€16.000 extra werkkapitaal.
Aan de kostenkant: rekent u met ±40 uur office-manager-tijd voor de migratie zelf, plus 1 uur per fee earner voor training en gewenning. Bij een gemiddeld intern kostentarief van €60 per uur komt dat op circa €3.000 aan interne kosten — laag ten opzichte van de jaarlijkse baten.
Praktijkvoorbeeld: kantoor van 12 fee earners
Middelgroot arbeidsrechtkantoor stapt in maart over van een client-server-suite naar LegalTime. Voorbereiding week 1–2, datamigratie week 3, configuratie en training week 4, parallel draaien week 5–6, uitfasering week 12. Eerste factuurronde in de nieuwe omgeving verloopt met één nabestelling; DSO daalt in het eerste kwartaal na go-live van 41 naar 33 dagen; kantoorgemiddelde declarabele uren per week stijgt van 27,4 naar 29,1 per fee earner. Cumulatief effect op omzet in het eerste jaar na overstap: circa €65.000 aanwijsbaar, exclusief indirecte winst uit betere sturing.
Kritieke succesfactoren samengevat
- Eén projectverantwoordelijke met voldoende mandaat én tijd.
- Volledige data-export uit het oude systeem vóórdat u begint.
- Twee tot vier weken parallel draaien, geen big-bang.
- Eerste factuurronde met extra controle-oog.
- Duidelijk uitfasering-moment met read-only archief van het oude systeem.