De meeste advocatenkantoren kennen hun uurtarief maar niet hun kostprijs. Dat verschil bepaalt de marge op elke gewerkte uur — en dus of vaste-prijsafspraken, no-cure-no-pay-experimenten of abonnementsvormen rendabel zijn. Dit artikel geeft een compleet, praktisch rekenmodel dat u met de cijfers uit uw eigen jaarrekening kunt invullen.
Waarom u het moet weten
Zonder kostprijs per uur werkt u blind bij: fixed-fee-offertes, abonnementsvormen, no-cure-no-pay, pro-bono-quota, en beoordeling van cliëntportefeuilles. U weet niet welke cliënten winstgevend zijn en welke u eigenlijk subsidieert.
De basisformule
Kostprijs per declarabel uur = (Totale kosten per fee earner per jaar) ÷ (Aantal declarabele uren per fee earner per jaar).
Simpel op papier — met twee valkuilen. Eén: onderschatte "totale kosten" (indirecte kosten worden vergeten). Twee: overschatte "declarabele uren" (gebruik gerealiseerde, niet target-uren).
Stap 1 — Directe kosten per fee earner
- Brutosalaris + werkgeverslasten (sociale premies, pensioen, verzekeringen): typisch 1,27× brutosalaris.
- Vakantiegeld en 13e maand indien van toepassing.
- Bonus / winstuitkering (gemiddeld over de laatste 3 jaar).
- Auto, opleidingen, contributies (Orde, specialisatievereniging), congressen.
Stap 2 — Indirecte kosten toerekenen
Alle kosten die niet direct aan één fee earner toe te wijzen zijn, worden per FTE toegerekend:
- Huisvesting (huur/afschrijving, gas/licht/water, schoonmaak).
- IT (licenties, hardware, support, cybersecurity).
- Ondersteunend personeel (secretariaat, office management, administratie, receptie).
- Marketing en business development.
- Verzekeringen (beroepsaansprakelijkheid).
- Overige kantoorkosten (kantoorartikelen, catering, boekhouder, accountant).
Deel het totaal door het aantal fee earners; dat is de toe te rekenen indirecte kostenpost per fee earner.
Stap 3 — Aantal declarabele uren realistisch bepalen
Uitgangspunt: 52 weken × 5 dagen × 8 uur = 2.080 bruto uren per jaar. Aftrekken:
- Vakantie (bijv. 25 dagen × 8 = 200 uur).
- Feestdagen (± 8 dagen × 8 = 64 uur).
- Ziekteverzuim (gemiddeld ± 3% = ± 60 uur).
- Opleiding en verplichte PO-punten (± 40 uur).
- Interne meetings, kantooractiviteiten, business development (varieert; realistisch: 15–20% van bruto = ± 300–420 uur).
Realistisch komt u uit op 1.300–1.550 declarabele uren per fee earner per jaar. Dit zijn doel-uren; door realisatie (welk deel daadwerkelijk factureerbaar is) valt het aantal gerealiseerde uren nog lager uit. Voor de kostprijsberekening gebruikt u de realistisch verwachte gerealiseerde uren, niet het doel.
Rekenvoorbeeld
Associate met brutosalaris € 75.000. Werkgeverslasten × 1,27 = € 95.250. Bonus gemiddeld € 5.000. Auto/opleiding/contributies € 4.500. Directe kosten: € 104.750.
Indirecte kosten van het kantoor (12 fee earners): € 780.000 → per fee earner € 65.000.
Totale kosten per fee earner: € 104.750 + € 65.000 = € 169.750.
Realistisch gerealiseerde uren: 1.350.
Kostprijs per uur: € 169.750 ÷ 1.350 = € 125,74.
Als het gehanteerde uurtarief € 275 is, is de bruto-marge per uur € 149,26 — 54%. Bij een fixed-fee-offerte van € 15.000 mag u dus ± 119 uur inzetten en nog steeds break-even draaien (15.000 / 125,74). Alles daaronder is winst voor uw kantoor.
Kostprijs per rol
Bereken de kostprijs apart voor: partner, senior associate, associate, junior associate, paralegal. Partners hebben andere directe kosten (hoger inkomen, autokosten, meer BD-tijd) en vaak minder declarabele uren (management). Junior associates hebben lagere directe kosten maar ook lagere realisatie. Zonder deze differentiatie geeft één gemiddelde een misleidend beeld.
Break-even-tarief
Bij een gewenste bruto-marge van bijvoorbeeld 40% op uw kostprijs is het minimum-uurtarief: kostprijs ÷ (1 − 0,40) = € 125,74 ÷ 0,60 = € 209,57. Alles wat u onder dat bedrag factureert, kost u geld ten opzichte van uw doel-marge.
Gebruik in fixed-fee-offertes
Fixed-fee-offertes worden vaak te laag geprijsd omdat ze niet op kostprijs gebaseerd zijn. Bereken het verwachte aantal uren per rol, vermenigvuldig met de kostprijs per rol, en voeg de gewenste marge toe. Vergelijk met de urenlog achteraf om het rekenmodel jaarlijks bij te stellen. Zie Prijsmodellen vergelijken.
Wanneer herzien?
Jaarlijks, aan de hand van de vastgestelde jaarrekening. Ook tussentijds bij grote wijzigingen: nieuw kantoorpand, wisseling in personeelsbestand, forse loonrondes.
Samenvatting
Kostprijs per uur is een van de weinige KPI's die zowel commercieel als operationeel beleid raken. De berekening zelf is elementair; de discipline zit in het volledig meenemen van indirecte kosten en het realistisch schatten van gerealiseerde uren. Software die uren, kosten en verhouding realtime weergeeft (zie Rapportages) maakt jaarlijkse herziening minder dan een uur werk.
Lees ook
Zelf ervaren hoe LegalTime uw kantoor helpt?